涉密地质资料管理与创新

李越

（中国地质调查局发展研究中心，北京100037）

摘要 针对涉密地质资料的特征，依据创新理论，提出涉密地质资料管理与服务应开展个性化、精品化和特色化服务。

关键词 涉密地质资料；管理；服务；创新

地质资料是地质工作服务社会的主要载体。全面公开地质资料目录，依法及时向社会提供地质信息服务，是国家和社会对地质馆藏机构的迫切要求。但较多地质资料涉及国家机密，对于涉密地质资料的管理与服务还存在一些问题。本文结合实际工作，就涉密地质资料的管理与创新进行了初步探讨。

1 涉密地质资料的管理

1.1 涉密地质资料应与非涉密地质资料分别保管

涉密地质资料要设有保险箱、保险锁、防盗器等，从保管条件上确保涉密地质资料的安全。

1.2 提高档案管理人员的素质

涉密地质资料管理人员有特殊的地位和身份，有知密多、知密深的特点，他们对保守党和国家的秘密负有比一般工作人员更为重大的责任，因此，涉密地质资料保密工作的好与坏，涉密地质资料管理人员的素质是关键。涉密地质资料管理人员必须有较强的责任心、事业心和高度的保密意识，不仅要有严谨的工作作风，而且经手的事情要件件有头有尾、手续清楚。所以涉密地质资料管理人员无论什么场合，都应该把保守国家秘密作为自己的神圣职责和应尽的义务。

1.3 加强涉密地质资料的日常管理

涉密地质资料的借阅、复制与加工应严格按规定手续办理，必须经指定人员审批，认真登记。

2 涉密地质资料的借阅、复制与加工

2.1 资料目录检索

目录检索分为互联网检索和馆内检索，互联网检索可登陆全国地质资料馆网站（http://www.ngac.cn）—“全国馆藏资料目录检索”栏目进行检索；馆内检索可在全国地质资料馆馆内局域网检索系统完成。

2.2 资料借阅

用户按照规定办理借阅手续后，可在全国地质资料馆阅览室内进行资料阅览及摘录。根据资料不同性质，用户在办理借阅手续时需要提供不同的材料：

（1）借阅公开性地质资料须提供单位证明或身份证（护照）等有效证件。

（2）借阅机密或秘密地质资料，除身份证等有效证件外，须同时提供县级以上单位的正式介绍信，介绍信上应注明承办人员的姓名和查阅利用资料类别、地区范围及用途。

（3）借阅绝密地质资料除身份证等有效证件外，须同时提供主管部委或省级单位的正式介绍信，介绍信上应注明承办人员的姓名和查阅利用资料类别、地区范围及用途。

（4）借阅保护期内地质资料须提供地质资料汇交人同意的书面证明文件。对于县级以上人民政府有关部门因公共利益需要查阅保护期内地质资料的，用户应出具省级以上国土资源行政主管部门审查同意的书面证明文件，注明用途及范围的单位正式介绍信和承办人的有效身份证件。

2.3 复制与加工

全国地质资料馆通过数据处理、拷贝、复印、打印等方式为用户提供地质资料的复制与加工服务。根据地质资料不同的涉密性质，用户在申请地质资料复制与加工时需办理不同的手续：①公开性地质资料复制与加工需出具身份证等有效证件，填写“资料利用加工单”。②非公开性地质资料复制与加工除按上述借阅服务要求提供相关材料外，须签订《国家非公开性成果地质资料使用许可协议书》一式两份。

3 现代资料馆管理的本质在于创新

3.1 管理创新是地质资料馆发展的原动力

经济学家熊彼特在其名著《经济发展理论》一书中，提出了组织创新的概念。并将其纳入社会发展之中，论述了创新在社会发展过程中的重大作用。面对科学技术日新月异，知识量、信息量剧增和市场剧变的新世纪，谁能感觉敏捷，抓住时机，当机立断，快速作出反应，力争处处先行一步，谁就会在竞争中获得胜利。管理上的创新能使资料馆打破常规，改革管理工作流程，大大提高管理效率；能使资料馆以敏锐的观察力，密切关注未来变化的新趋势、新动向、新问题，从而能以超前的意识果敢决策，适应未来发展的要求。

3.2 管理创新是迎接知识经济挑战的外在需要

以往资料馆的管理制度和管理模式的设计，常常以规范人的行为，使人不犯错误为出发点，有着过多的管制和约束，这种过细过严的规则，通常会窒息那些最初很难识别的新生事物的嫩芽，致使资料馆管理僵化，抑制了首创精神。国内外管理理论的研究表明，决定社会发展竞争优势的是人才和科学技术的优势，而决定人才、科学技术优势的是创新，所以强调创新已成为现代管理的时代趋势。

3.3 管理创新是深化资料馆改革的内在需求

随着我国政治体制与经济体制改革朝纵深的发展，资料馆运行的外部环境已发生并将还要发生巨大的变化。与此相适应，资料馆管理的内涵要求、发展目标、工作方法和行为方式也随之发生深刻的变化。资料馆原有的一套管理模式已不能适应新世纪新的运行特点，资料馆要更好地生存与发展，就必须对传统的管理理念和方式方法进行扬弃和取舍。通过改革创新，建立起一套崭新的管理运行机制，以适应社会发展的需要。

4 网络化服务

4.1 个性化服务

资料馆提供的个性化信息服务具有显性含义，根据个性化的用户提供个性化的信息，也即服务的针对性；同时它也具有隐性含义，并不停留在用户所需要的直接信息上，而是同时提供相关信息，这些信息是用户可能需要但其还没有意识到的，可以说这是服务的拓展性。由于网络的迅速发展，它必将成为资料馆与用户相互交流的有效渠道，用户通过网络向资料馆提交信息需求，资料馆员作为信息导航员通过网络传送用户所需求的信息，在多次的信息交流过程中实现信息服务的个性化。

4.2 精品化服务

因特网已经构成了人类有史以来最大的信息资源系统，信息资源多以数据库、超文本、多媒体等电子形式存在，其种类繁多，内容广泛。与此同时也产生了一个不容忽视的信息环境恶化问题：网上信息泛滥，鱼龙混杂，信息污染现象严重，增加了用户获取信息知识的难度，延长了用户信息获取的时间。因此，人们借助于网络寻求所需信息时不再像以往那样关心信息资料的数量而是关心信息资料的价值量。因而如何降低用户的时间成本，使用户在有限的时间内获得最有价值的信息，如何使用户感觉自己所支付的信息费用物有所值，这就需要资料馆员对网络信息资源进行筛选、分类、去伪存真，提高浏览信息的浓度，以精品化服务打动用户。

4.3 特色化服务

传统资料馆所提出的特色化服务主要依托于特色化实体馆藏，而在网络环境下，有限的馆藏资源和无限的网络资源共同构成资料馆信息服务的基础，资料馆应该深入加工自己的文献资源，深入到知识单元内部，借助于网上信息资源，建立自己的特色化数据库。因而，当今环境下的特色化服务主要是指特色化数据库提供的信息服务，特色数据库由特色内容和特色技术构成：特色内容是指根据馆藏特点，依据已有的馆藏资源，开发出富有特色的内容体系，这一内容体系应为“你无我有，你有我优”。