企业的物流质量管理体系运作要素包括:物流服务需要的调研和评定、物流服务务设计、物流服务提供过程和物流服务绩效的分析与改进。
1)物流服务需要的调研和评定
即运用设置顾客意见本、召开顾客座谈会等方式了解顾客的服务需要,特别是要针对市场供需,经常地研究分析现在的、潜在的市场变化和客户需求以及物流服务需要层次。如征询顾客还需要哪些额外服务,希望得到哪些目前还没有提供的服务,订单传送的方法是否需要改进,确定哪方面的物流服务对顾客最为重要,目前的订货速度可否接受,为了得到较高水平的服务,是否愿意支付较多的费用,要求顾客的条件是否明确并为顾客所知道。
2)物流服务设计
物流服务设计的任务是将服务大纲中的内容与要求策划设计为服务规范、服务提供规范和服务质量控制规范,确定开展预定服务项目的时间表,确保一切必要的资源、设施和技术支持到位,并对服务项目进行适当的、切合实际的宣传。
服务规范规定了所提供服务的特性、内容、要求及验收标准。例如,各岗位服务规范规定了服务职责、上岗条件、服务程序、服务内容与要求。
服务提供规范涉及物流企业的业务管理领域,如仓库管理规范。
3)物流服务提供过程和物流服务业绩的分析与改进
物流服务的提供过程一般为:集货进货-运输-装卸-搬运-储存盘点-订单处理-拣货-补货-出货-运输配送……
在物流服务过程中,物流企业应采取行政、经济、教育等各种手段,确保各类规范的实施,不断地对服务过程质量进行评定和记录,识别和纠正不规范服务,把影响服务过程质量的各方面因素置于受控状态。例如,检查所有订单信息是否完整、准确,顾客的信誉程度如何,各部门对每笔交易记录是否完整,是否有延误导致订单未及时处理的情况,订单的分拣和集合情况如何,备货和运货的方式是否合理,企业是否建立一定的程序对退货的处理、检查和准许等事项制定出规定,是否定期走访顾客,有无明文规定以检查服务人员同顾客之间的联系。
此外,还应十分重视顾客对服务质量的投诉和评价,不断提高顾客的满意率,力争实现无缺陷跟务。为此要建立一个服务质量信息的反馈和管理系统,对服务业绩进行定量的数据收集和统计分析,以寻求质量改进的机会,提高物流服务质量水平。