公文处理工作中的发文办理包括收文、校核、审批、缮印、分发等若干环节。其中，收文看似简单，但却是可能影响到整个发文办理流程质量与效率的一个关键环节。例如，如果收文时没有把握好行文的合理性，有可能导致整个文件办理过程全部推倒重来；在收文过程中如果对附件等要素是否齐全审查不细，就可能导致文件办理时间延长，等等。那么，应当如何切实做好发文办理中的收文工作呢？结合工作实际，笔者认为，做到以下四个“明确”，对于开好发文办理中“收文”这个头，无疑大有裨益。
一、明确为何发文
即在收文阶段要弄清楚发文的依据，明白哪些文该发、哪些文不该发，并作出相应处理。一般而言，发文依据包括这样一些方面：
（一）经由重要会议通过。如各类全会、常委会、常务会、级别较高的专题会等，这些会后一般都会形成规范的会议纪要，并在其中对有关发文事项进行明确，因而是重要的行文依据。
（二）经由相关领导批示。这有可能是相关职能部门报请领导批示同意发文，或有关领导主动作出的发文指示。领导就发文形式和办法作出的批示，一般可作为行文依据。
（三）其他已产生效力的文件中作出的行文规定。如，在已经下发的某一意见中，作出了随后成立某临时机构的决定，则在按编制管理有关规定履行完程序后，即可就成立该临时机构行文；另外，上级文件中明确要求下级单位制定贯彻落实意见或上报有关情况的，可作为下级机关相应的行文依据。
（四）按惯例周期性下发某一类文件。如一些地方党委、政府或职能部门每年定期下发的年度工作要点，每年“八一”节、元旦、春节前下发的关于“双拥”工作、送温暖工作等方面的文件，均属于这类文件。只要这类文件内容按程序经过审批或讨论通过，即可进入行文程序。
（五）有关内容已按法定程序办理，但需以正式文件形式作为载体表现的。如关于人事任免的通知、关于表彰事项的决定等，即属这类文件。
（六）除上述情况外，根据实际情况，确有必要就某一方面工作行文的其他情况。这需要秘书部门结合各地区、各部门、各单位实际，进行深入研究、灵活把握，进一步形成相关制度。
二、明确如何收文
笔者认为，只要来文是按正规途径、正常方式报送，无论是否适合行文，均应以适当方式进行受理。具体又分为两种情况：
（一）对于暂不满足行文要求的，可采取灵活方式进行处理。秘书部门首先可根据相关制度规定与来文单位进行口头沟通，有理有据地解释来文暂不适合印发的理由，力争取得理解，由来文部门自愿收回来文，待补齐有关要件或作出修改后再报送行文；若与来文部门不能协商达成一致意见，则应先接收登记来文，待进一步研究后按程序进行处理。
（二）对于符合行文要求的，在收文时则应注意把握好这样几个方面。一是“查”，即检查发文依据、各类附件、参考材料等是否齐全。二是“审”，即大致审阅来文内容，看来文是否与会议纪要、领导批示等有不一致之处，是否存在明显缺漏，是否有尚需协调解决的事项等。三是“问”，即向来文单位询问与文件有关的各类信息，如是否按要求进行了会商或征求了有关部门意见，是否按照会议要求或领导批示作了进一步的修改，该文在时限、范围等方面有何特殊要求等。四是“登”，登记是收文的一个重要步骤，登记的内容包括前期情况、特殊事项、行文范围、来文单位、联系人、联系方式等，一般来说，登记越详细，对于之后进行的文件校核越有利。
三、明确收文后如何妥善处理
根据所接收来文的不同情况，应采取不同措施进行处理：
（一）对暂不符合行文要求的来文，在收文后应结合公文处理有关规定及惯例进行认真研究，就是否适合行文提出拟办意见，报领导阅示，并根据领导指示精神作出相应处理。
（二）对总体上看可予行文，但在内容上还存在一定问题的来文，应商来文单位进行研究调整，或在充分了解的基础上，提出建设性意见报领导批示。《国家机关行政公文处理办法》中提出，在文稿起草中，如有关各方面存在意见分歧且无法达成一致意见，主办部门应“列明各方理据，提出建设性意见，并与有关部门会签后报请上级机关协调或裁定”，因而，秘书部门如何针对这些问题为领导决策提出合理化拟办意见，对于文件的完善至关重要。
（三）对行文要素齐全、理由充分的来文，可直接启动文件校核程序。校核中应就有关内容与来文单位进行充分沟通协商，确保无差错、不存疑。
四、明确做好收文工作的基本要求
秘书工作者要做好收文工作，还应具备以下几个基本要求。
（一）熟悉惯例。发文办理工作是一项程序性、重复性很强的工作，很多公文办理时都有惯例可循，因而熟悉惯例，对于准确判断发文必要性、把握科学的办理方式，是十分必要的。
（二）熟悉规定。对于公文办理中经常涉及的各类制度性规定，如精简文件规定、发文管理规定、领导分工的规定、部门职能分工办法、机构编制管理办法等，应当熟知其出处和大致内容，以备收文工作中查考。
（三）熟悉流程。每一类文件在进入行文步骤前应当履行哪些程序、应当如何报送秘书部门发文、联合行文时如何报批，收文后如何登记、如何分办等，在收文时都要清楚明确，以分清责任、确保效率。
（四）善于总结。同类文件在办理中具有较大的共性，如职务任免、领导活动、机构编制等方面的文件，每类文件的办理流程基本是固定的，对这些文件的办理方式应及时进行总结，形成内部工作制度，供参照执行。
（五）善于变通。发文办理工作程序严格，但并非一成不变，对于一些特殊文件，为了不延误时效，在收文时应按照“急事急办”、“特事特办”的原则进行把握。如，党政联合行文时，一般要求一家单位履行完报批程序后，再转另一家单位会签，但如果文件紧急且内容改动可能性不大，可考虑临时打破“一家签完另一家再签”的惯例，采取同步收文、同步报批的方式，以提高办理效率；部分急件也可将收文环节前移，在有关部门履行前期程序的同时即提前介入，先接收有关材料，预先了解情况，从而有效提高核文工作的质量与效率。
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