收到商业汇票时就应该建立应收票据备查簿。
应收票据备查登记簿应按时间,内容,经手人,何日到期。票据存放地点等记录。
根据《企业会计制度》规定,所有企业都必须设置法定的会计账簿,包括总账、明细账、日记账和备查账簿。
财会人员应根据本企业的情况,设置必要的会计备查账簿。
1.设置“持有股票备查账簿”。企业持有股票期间所获 得的股票股利,应在备查账簿中登记所增加的股份。
2.设置“应收票据备查簿”,逐笔登记每一应收票据的种类、号数、出票日期、票面金额、票面利率、交易合同号,付款人、承兑人、背书人的姓名或单位名称,到期日、背书转让日、贴现日期、贴现率、贴现净额、未计提的利息,以及收款日期和收回金额、退票情况等资料。应收票据到期结清票款或退票后,应当在备查簿内逐笔注消。
3.设置“应收账款备查簿”。企业修改其它债务条件后,如果未来应收金额大于应收债权账面金额的,在债务重组时不作账务处理,但应在备查簿中进行登记。待实际收到债权时,实际收到的金额大于应收债权账面余额的差额,作为当期财务费用。
4.设置“出租出借包装物备查簿”。收回已使用过的出租出借包装物,应在备查簿上进行登记。
5.设置“在用低值易耗品备查簿”。在用低值易耗品,以及使用部门退回仓库的低值易耗品,应当加强实物管理,并在备查账簿上进行登记。
6.设置“代管商品备查簿”,逐笔登记已经完成销售手续,但购买单位在月末未提取的库存商品。
7.设置“分期收款发出商品备查簿”,详细记录分期收款发出商品的数量、成本、售价、代垫运杂费、已收取的货款和尚未收取的货款等有关情况。
8.设置“临时租入固定资产备查簿”,登记临时租入的固定资产。
9.设置“在建工程其他支出备查簿”,专门登记基建项目发生的构成项目概算内容但不通过“在建工程”科目核算的其他支出,包括按照建设项目概算内容购置的不需要安装设备、现成房屋、无形资产以及发生的递延费用等。企业在发生上述支出时,应当通过“固定资产”、“无形资产”和“长期待摊费用”科目核算,但同时在“在建工程其他支出备查簿”中进行登记。
10.设置“应付票据备查簿”,详细登记每一应付票据的种类、号数、签发日期、到期日、票面金额、票面利率、合同交易号、收款人姓名或单位名称,以及付款日期和金额等资料。应付票据到期结清时,应当在备查簿内逐笔注销。
11.设置“应付债券备查簿”。企业在发行债券时,应将待发行债券的票面金额、债券票面利率、还本期限与方式、发行总额、发行日期和编号、委托代售部门、转换股份等情况在备查簿中进行登记。
12.设置“递延税款备查簿”,详细记录发生的时间性差异的原因、金额、预计转回期限、已转回金额等。
13.设置“实收资本备查簿”。企业应当将因减资而使股份发生变动的情况,在备查簿中详细记录。
14.设置“发票备查簿”,详细登记增值税专用发票、普通发票领购、填开、缴销、结存等情况。
这样理解是不对的。
并不是因为不入账的事项存在才需要建立备查账的。应该说,任何经济上的往来都是需要尽可能地在会计处理上完整体现的,因为会计报表不仅仅是反映真实性,更有完整性。而完整性,就是相关的业务均进行了相应的账务处理。
对于“应收票据”而言,即便存在收到后直接背书的情况,也是需要进行会计上账务处理的,分录如下:
收到时 Dr:应收票据
Cr:主营业务收入
Cr:应交税费-应交增值税-销项税额
背书时需要取得该票据的复印件,包括票据的正面和背面所有的背书内容,还需要取得得到该背书的单位的收款收据,据此入账
Dr:应付账款
Cr:应收票据
对于“应收票据”的备查账内容,应该至少包括票据号码,出票日,出票人,收款人 ,到期日,出票金额,承兑人,收到该票据的日期,背书人,背书日,被背书人,被背书日期。几乎涵盖了所有的票据内容。
之所以如此详细地记录票据内容,和票据性质决定在传递过程中,上下手之间存在的风险是密切相关的。因为票据在到期日时,若付款人无法付款,承兑人是承担无条件付款的业务的,但在承兑人付款后,对付款人以及所有在票据传输过程中背书签字的前手均可以任意追索,无需按顺序进行的。
也就是说,在票据万一无法由付款人支付时,该票据是存在由经手背书的公司代为偿付的风险的。当然,若被追索的单位代为偿付后,仍可以向最终的付款人追索。但显然,无论如何,背书后的风险在到期确定无追索事项或是确定未被追索前,代为偿付的风险都是存在的。
所以,建立详细的备查簿记录“应收票据”的内容是必要的。
企业收到应收票据的时候,应设置“应收票据备查簿”,逐笔登记每一应收票据的种类、号码和出票日期、票面金额、票面利率、交易合同号和付款人、承兑人、背书人的姓名或单位名称、到期日、背书转让日、贴现日期、贴现率和贴现净额、未计提利息,以及收款日期和收回金额、退票情况等资料,应收票据到期结清票款或退票后,应当在备查簿内逐笔注销。
既是备查,只是作为正式账务处理的补充,是将账务里未涉及的内容或细节以备查的形式作一个汇总,使得相关内容更加一目了然。
所以,只要涉及会计制度中明确说明备查的会计科目,比如如题的“应收票据”,就存在账务处理中未述及的细节,是需要在备查中将相关事项记录完整的。
其目的,除了更加清晰完整外,还提醒企业或有负债的存在。