首先，写好书信的基本要求有：
思想明确。写信是和别人沟通思想，交流信息，商量事情，协调行动，只有意向明确，态度诚恳，才能使别人易于理解自己，信任自己。专用书信也要意向鲜明，情词恳切，力戒态度暧昧、言不由衷的浮词套语。
叙述清楚。写信时所述事情都要清楚明白，切不可转弯抹角，写得晦涩难懂。专用书信更应叙说明白。交待清楚，让对方能充分了解，便于做出决定。
内容具体。各类书信在叙述事情、提出要求、回答问题时，一定要写得具体、确切，尽可能详尽。一些条款式的专用书信，有几条写几条，也要具体、明确。
语言得体。写信所用语言、语气要视不同的对象、用途和内容而异。
另外：
书信是人们互通情况、交流思想、商量事情的一种应用文，它分成一般书信和专用书信两种。
1、一般书信。
一般书信是指同志之间，亲友之间来往的私人书信。这种书信可写的内容是非常广泛的。跟人家说情况，谈看法，抒发感情，请别人代办事情等，都可以作为写信的内容。另外，别人给你写信，你要写回信，答复或说明人家在来信中提到的问题或事情。再说，同学们写信，还有一种特殊的情况，那就是用书信的形式写文章。小学课本里就有这样的要求。如果在信中，或向对方叙述一两件有意义的事，或向对方介绍一个自己熟悉的人，或向对方描述风景优美的一个地方，或向对方说明一个事物的特点，那就是借写信在记事、写人、绘景、状物了。这样的书信，要求就比较高了。
一般书信可分为称呼、正文、结尾、署名、日期五个部分，每个部分都有一定的格式。
（1）称呼。根据自己和收信人的关系，平时怎么称呼，在信中就怎么写。如给爸爸写信，称呼就写“爸爸”；写信给老师、同学的信，称呼就写“*老师”、“**同学”。称呼要从第一行顶格写起。称呼后面要加冒号（：），表示下面有话要说。
（2）正文。这是信的主要部分。写信人要说的话都写在这里。正文的开头空两格，通常先写问候的话。如果是回信，先要写明来信收到，并对来信中提及的问题或要求办理的事情作出回答。如果写的事情较多，可以分段写，一件事情写一段。每段起行空两格，转折顶格。
（3）结尾。结尾可根据写信人跟随收信人的关系和具体情况，写上表示祝愿，勉励或敬意的祝颂语。如“此致敬礼”、“祝你健康”等等。祝愿语一般分两行写。以“此致敬礼”为例，“此致”可以紧接正文之后写，也可以另起一行空两格写，“敬礼”则一定要另起一行顶格写。
（4）署名。在结尾的再下一行的后半行写自己的名字，署名的前面也可以写上跟随对方相应的称呼，如“儿”、“弟”、“学生”等等。
（5）日期。可以写在署名的后面，也可以写在署名下一行的后半行。最报写清年月日，以便查考。
此外，如果信已经写完，又发现内容有遗漏，或某件事叙述不够全面时，在信的后面还可以补写。但是在补写的话前面要加上“还有”、“另外”、“再”；或在后面加上“又及”等字样。
信写好了，要寄出去，还必须要有信封。现在的标准信封是横写的。信封上面写惧人的邮政编码、收信人地址；中间写收信人的姓名；下面写寄信人的地址、姓氏及邮政编码。
书信写得好不好，关键在正文。写信的正文，要注意以下几点：
（1）说要说清楚明白。写信时，不管目的是什么，都必须把话写得清楚明白。因为，收信人不在你的身边，你不把话写得一清二楚，人家看了就会不明不白，甚至发生误会。因此，写信时必须考虑好要写哪几件事情，先写什么，后写什么，用简洁的语言把你要写的内容叙述得清清楚楚。
（2）书信感情要真挚。写信就是和收信人交谈，只是交谈时，收信人不在面前，而是通过书面语言把要说的话写出来。说话要有感情，写信同样要有感情。母子之间、师生之间、朋友之间......写信时都要表示自己的一番真情。
（3）语言要得体。写信时要注意写信人和收信人的关系。关系不同，用语要有所不同。给长辈写信，要用敬语；给同辈写信，也要讲礼貌。
一般书信又分成给亲人的信，给老师的信、给同学朋友的信、给名人的信、给领导的信。
给亲人的信，是一般书信较常见的一种。因为离别亲人，才必须给亲人写信，因此信中一般要写出对亲人的思念之情，要向亲人表示问候。本书所选取登的给亲人的信，在这方面都写得比较好。
给老师的信，可以向老师表示谢意，可以向老师汇报自己的收获，也可以向老师提意见。在向老师提意见时，一定要态度诚恳，用词宛转，讲究礼貌。
给同学朋友的信，可以交流情况，商量问题，委托办事，规劝指正，回忆友谊，表示慰问......总之，信的内容非常丰富。给同学朋友写信，要热情，讲礼貌，即使是规劝指正，介绍经验等，也应晓之以理，施之以情，措词委宛，语气亲切。
给名人的信，一般要对这些有成就的人表示崇敬、赞颂，但称颂褒奖名人，一定要掌握分寸，实事求是，不要夸大过分。
给领导的信，一般是提出建议，反映问题，要求帮助等。写信时，一定要实事求是，不要提出不切实际的建议，反映问题要准确，要预先进行调查研究。
2、专用书信。
专用书信就是具有专门用途的书信。专用书信，一般内容单一，格式固定。有称呼、正文、结尾、署名、日期五个部分。但它常用标明性质的标题，写在第一行中间；正文内容简短，语言亲切、热情。正文后面有“此致敬礼”等习惯用语。最后是署名，如果署名是单位，还要加盖公章。
专用书信种类较多，下面仅介绍表扬信、感谢信、慰问信及倡议书。
（1）表扬信。
表扬信是表扬某个集体或个人的先进思想和先进事迹的一种书信。表扬信要写明写信表扬人是谁，表扬他的什么事情，写表扬信的人名或单位，写信的时间等等。写表扬信时，对被表扬人（单位）的先进事迹和模范行为要写得具体，评言要有感情。这样，能使受表扬人（单位）得到鼓舞，对其他人（单位）也有教育作用。本书所选登的两封表扬信，一个写信表扬的是单位（居委会计室，一个写信表扬的是个人，这两封信的格式、内容都达到了要求。
（2）感谢信。
感谢信是为了感谢某单位或某个人的关心、支持、帮助所写的一种书信。
感谢信的内容：主要应该写明在什么时候，因为什么事情，得到对方的哪些帮助，并表示感谢。
感谢信要在第一行中间写上“感谢信”三个字。其他的格式跟普通书信相同。感谢信可以直接寄给对方，也可以贴在公共场所。
（3）慰问信。
慰问信是对某些单位或个人的突出工作，或遭到什么不幸表示慰问、问候、致意而写的一种书信。慰问信的正文，应包括为了什么事慰问对方，要怎样向对方学习，或支持、关心、帮助对方。
（4）倡仪书。
倡议书是个人或单位为了倡导开展某项活动，而向有关的人或有关方面发出的信。
倡议书的内容主要有两部分：第一部分是写倡议的目的是什么，语言要清楚明白，有关的人或者有关方面才会积极响应；第二部分是倡议什么。倡议书的内容要符合实际需要，实事求是地指出，写具体，要求不要过高也不要过低。
倡议书通过登载报刊，或印发，或张贴公共场所让人们知道。
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