会议构成的基本要素

　　召开一次会议，尤其是大型会议，有很多的构成要素。通常会议的构成要素有:主办者、承办者、与会者以及其他与会议有关的人员。

　　1、主办者

　　会议主办者一般指出资举行会议的组织的通称。

　　主办者分三种。

　　第一，协会等会员主办者。这种主办者为自己的会员举办会议，虽然参加会议者并不只局限于会员，但会议的成功是会员及组织的目标和任务。

　　第二，雇主主办者。这种主办者是雇主为自己的雇员和其他与组织相关的会员举办会议，如客户、股东、代理、分销商和总代理等。

　　第三，主办者是为公众举办会议活动，常常称为公共研讨会。这些会议分赢利性和非赢利性会议。一般说来政府机构和公共团体为主办者举行的会议倾向于非赢利性;各种媒体、专业协会、公司，以及想出售与会议有关产品的单位与个人举办的公共研讨会常常是赢利性的。

　　2、承办者

　　会议的承办者可以是某一具体的单位，也可以指某一会议的主要负责人。会议的主要负责人可以是主办方内部或外部人选。现在出现越来越多的提供会议承办的服务展览公司。

　　3、与会者

　　参加会议的人通常被称为与会者。

　　除一般与会者外，还有一些特殊类型的与会者需要特别予以关注。如贵宾(VIP)、国际与会者、行为障碍者、老年与会者等。

会议的构成要素
会议的要素即会议的组成因素。分为基本要素和其它要素两大类。基本要素即所有会议必有的要素（目的、时间、会址、主持者、组织者、与会者、议题、议程）。其他要素即可供选择的、并非为所有会议所共有的要素（名称、服务机构、秘书机构、经费、文件材料、专用设备工具、各种消耗性材料）。

　在各要素中，会议时刻、会议地址、与会人员、会议议题、会议程序是最基本的要素，其间又以会议议题为中心。由于议题决议与会人员、会议日期、会议地址及程序。　　

1.会议时刻　　会议是共时性的团体活动，在同一时刻内，大家才有能够集合开会。任何会议都有严厉而清晰的时刻需求。假如缺少一致的时刻需求，与会者就无法同时集合，会议就无法开成、开好。　　

2.会议地址　　会议必须有集会的地址，也即是会址、会场。没会议地址就无法招集会议。大家只要在同一时刻会合到同一地址，才能开会。今日，现代通讯技能高度发达，人以不受地域约束，使用电话、电视、：、互联网等在不一样地址参加会议，这种借现代通讯手法举行的远距离会议，每一个终端，都应视为会议的会场。　　

3.与会人员　　会议的到会者大体能够分为：到会人、主持人、秘书人员、服务人员大型代表会议，通常都有正式到会代表、列席代表、会议主席团、会议执行主席、会议秘书处、会议秘书长、会议代表团团长、会议服务人员。　　4,会议议题　　举行会议是为了议事，议题即是会议评论协商的事项：任何会议，都要先有议题，一个会议至少有—项议题，无议题或议题不清晰，等于盲目开会，白白浪费时间：议题即是开会的理由和根据。　　5.会议程序　　会议程序即是会议的安排进程，通常包括：会议的准备作业、会议的开幕（始）作业、会议的正式进行、会议的完毕作业。小型会议，通常程序简略；大型会议，议题重要，与会者多，开会时刻长，程序就杂乱。会议程序以会议议程和日程的方式表现。

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意识到不同的人有着不同的交流方式，你就能够更好地组织会议。在制订会议计划时，要注意以下三个方面：

　　一、使每个人都有发言的机会
　　会议组织者在会议日程安排上要给每位与会者一段正规发言的时间。在会议召开前就应当将日程安排分发给与会者。这样做一方面可以给那些不善言辞的人一个准备的机会，使他们能够轻松、有效地参与讨论。另一方面可以迫使那些喜欢插话的人尊重分配给其他与会者的时间。

　　二、使每位与会者都负起责任

　　让每位与会者调整自己的交流方式，以提高会议的成效。要使那些不喜欢发言的人意识到，如果他们不发言，就没有人知道他们的主意。同样，要使那些喜欢发言和插话的人收敛一些，以满足集体的不同需要。会议组织者的任务是召开有效和成功的会议，但这并不意味着其他人就没有责任。

　　三、将插话和跑题降到最低限度

　　要找到降低插话和多人同时发言的有效办法。有一家公司开会时，与会者总是不断打断别人的发言，最后，作为没有办法的办法，他们决定，谁打断别人的发言，就罚款25美元。这可是个聪明的主意，收到了效果。如果有人觉得自己的想法非常重要而必须插话，就得先把钱放进“罚款罐”中才能发言。

　　由于性格和文化背景的不同，怎样组织成功的会议并没有标准答案。问题的关键是你必须注重策略，使得每次会议都取得成效，这样才对得起你付出的时间和努力。