据我所知，纸质档案变成电子档案首先得扫描，用一个小软件给档案自动编号。然后简单的做一下图像处理。各公司或单位对归档，查询应该有自己不同方法，所以没有统一的软件来实现，得定制软件。有了这个软件，必须还得要手工录入和图像的挂接，这样既能查询到关键的信息，还能根据信息看到扫描的图像
图片也可以
影像的管理软件我没有接触过小软件，所以不好给你建议，如果是大的国外的IBM CM
用word或者excel就可以，做一个外连接
做不成PDF的吧，是WORD的格式可以做成PDF的
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