商务人员在办公时间里往往要接待来访。当确认来访人员是来找自己后,应立即放下工作马上起身,面带微笑,热情地招呼对方坐下,并为他们沏上热茶,然后在其一侧或对面坐下,礼貌地问明来访者的姓名、住址、工作单位、电话号码,认真仔细地阅读来访者的有关证件和材料,耐心地听取来访者的谈话。在来访者谈话时,不能用手抓这抓那,或者是眼睛望着别处,或将两条腿交叉叠起。这些,都会让对方认为接待人员不耐烦或无心听取他的谈话。当对方说话声音过高或情绪异常激动时,接待人员要用暗示或手势要求对方放低声音和保持平静以免影响同事们的工作。可能的话,最好将对方请到洽谈室去座谈。
在接待来访时,要认真地做好来访记录,必要时,要向对方复述记录,看看是否有差异和需要补充的地方。在回答来访者提出的问题时,要深思熟虑,本着实事求是的原则,对没有把握的问题或不属于直辖权力以内的问题,不要轻易评说或作出许诺;应当把来访者的问题以记录的形式提交给有关部门或领导处理。当来访者故意找碴或蓄意骚扰、寻衅时,接待人员应保持高度的冷静与沉着,本着"有理、有利、有节"的原则,将事端制止于萌芽状态中,并将滋事者劝出办公场所,以免正常的工作秩序遭到干扰和破坏。千万不能张皇失措,甚至借故开溜或推诿责任。这样,只能助长其气焰,造成更大的损失。必要时,应迅速与公安机关取得联系。
在接待时,按照中国传统的习俗,应端茶送水。泡茶是一项很重要的礼节。礼节如下:
(1)接待室应常备开水,否则客人来后现烧开水很不礼貌。
(2)泡茶时应站在客人右边倒茶。
(3)泡茶时应注意茶叶不要太多或太少。太多则茶浓、苦,不利于待客;太少则茶浅、淡,给人印象"清茶一杯",比较小气,也不利于待客。所以,泡茶时除非客人要求浓些或淡些,一般情况下应浓淡适宜。
(4)泡茶时,第一遍可以只冲一点水,第二遍再倒八成满。
(5)倒水时不要洒水出来,这样不礼貌。如果不小心洒了水,应及时用抹布擦去。一般服务员上茶时左手端的茶杯垫布可用来擦水。
(6)茶盖揭下来应倒放在桌子上,以避免弄脏茶盖。
(7)茶泡好后,盖好茶盖,应把茶杯摆在客人右前方,茶杯把手向右,以利于客人端放。
(8)如果有一桌客人,中间有一主人,应首先从主人的右边即第一主宾处开始倒起,逆时针转动倒茶。
总之,办公室礼仪讲究两个字,一个是"诚",另一个是"礼","诚"要求商务人员凡事实事求是、以诚相见,不盲从、不轻信。"礼"要求商务人员正确掌握各个职能部门之间的公务关系、上下级之间的关系和同事之间的关系以及工作之余的处事态度,使大家在一个团结、求实、和谐的气氛中开展工作。
接待客人要衣冠端正,态度亲切。接待人员应在客人下车的地点等候,待客人到达后致以问候并介绍自己,然后在客人右前方带路至贵宾室门口,请客人进入即可,客人就会自行按照座次入座。如果是重要领导的话,可以先按领导的职务大小将印有姓名的卡片放置在座位边,客人进去后就可以直接对号入座。( 在客人到达贵宾室之前,要确保茶水及水果等物品已摆放整齐。)
衣装整洁,大方得体,面带笑容。。。