我们工厂的资料室是新成立的，请问我们应如何管理？还有就是我们资料室牵涉到收发文件，应该怎么管理呢？

资料室管理规定
1、资料室是保管档案的重要处所，为确保档案安全，必须加强资料室的科学管理，有效地为工程建设提供信息服务。
2、资料室独立设置，应安装牢固的门窗，确保档案安全。
3、资料室的管理由专职人员负责，并应贯彻“以防为主，防治结合”的原则，防治有害生物、防尘、防火、防高温、防潮湿、防盗、防腐、防火等设备和措施，以保证档案的安全。
4、做好房间保持适宜的温度，温度控制在摄氏14～24℃，湿度应控制在40～60％之间，温、湿度每天专人定时测量、记录，并随时调节控制。
5、注意防火，严禁抽烟，严禁用明火装置和使用电炉及存放易燃、易爆、易腐的物品以及其他一切非档案用物、房间周围要配备粉剂消防器材，并按要求定期检查、更换。
6、房间内要做好遮阳工作，防止阳光直射，并保持清洁卫生，整齐。
7、档案管理人员要时时关好门窗，切断电源，确保档案安全。
8、定期检查，如发现问题要及时报告、处理。
档案管理人员职责
1、负责对文件资料的收集、登记、发放、移交等工作,监督文件资料的控制、管理。 2、按文件资料收到的先后顺序登记、编号和存档。 3、不对外泄漏文件资料的有关秘密,借阅文件要办理审批和借阅手续。 4、保存环境要适宜,保管方法要便于存取检索,并防止丢失和损坏。 5、按规定对达到存放年限的资料按程序进行销毁,防止使用失效和作废文件。
文件收发管理办法

1 目的
规范文件处理程序，避免文件管理混乱，加速公文运转，从而提高管理职能和办事效率，特制定本办法。
2 范围
2.1 收进文件，指由外单位发来的文件。
2.2 外发文件，指由公司发出的文件。
2.3 内部文件，指由公司内部传递的文件。
收发文件的管理一般应包括：登记、分办、拟办、批办、承办、催办、撰办、审核、签发、盖印、转发、立卷、归档等。
3 收文处理程序
3.1 收文
(1) 收文由综合管理部行政秘书负责，对文件进行检查验收。
(2) 应严格遵守拆封权限，所有公司收文均由办公室负责人或行政秘书开拆，其他人不得开拆。凡个人信件均交个人处理。
(3) 收文收到后应按收文登记簿上要求立即进行登记。
（4）工作文件收到第一时间及时通知收件人，按其意见处理。
（5） 按文件密封等级要求，做好保密工作。
3.2 拟办
办公室负责人在阅读文件后，根据文件性质、内容和有关要求，根据公司领导的分工，对文件提出初步处理意见，并将其填写在《文件处理单》中。
3.3 批办
办公室行政秘书应根据《文件处理单》的意见，及时报请公司领导批示办理，由公司领导在《文件处理单》中明确批示：文件处理单位、处理办法、处理时间等要求。
3.4 承办
办公室行政秘书应根据公司领导批办的要求，应及时不拖拉、不推诿、不马虎地将文件交相关部门或人员进行承办。
3.5 传阅
对非承办的传阅文件，办公室行政秘书应根据文件的轻重缓急组织进行。防止文件积压或遗失。
3.6 催办
对承办文件，办公室负责人应适时询问、检查和督促，避免承办拖沓、文件积压。
3.7 办复
对承办文件办理完毕后，承办部门或人员应将办理结果及时报告有关领导，以使负责批办的领导对其处理结果做到心中有数。
3.8 借阅
(1) 未归档文件，视文件性质，经本部、室负责人批准后，办理借阅或借用手续。并应填写《借阅文件登记表》，借阅后应及时归还。
(2) 已归档的文件，经本部、室负责人批准后，与行政秘书办理借阅手续；对有关文件或文件的部分需复印的经批准后，由档案管理人员复印，并办理有关手续。
4 发文处理程序
4.1 文件的起草与修改
由拟稿人按要求起草文件，必要时按要求进行修改。文件起草完毕后，应签注姓名、年 月 日。
4.2 文件的会审（会签）
涉及两个以上部门职责范围的文件起草修改完稿后，应交有关部门负责人分别对文件内容进行会审，会审人应在稿件上签注姓名、年 月 日。
4.3 文件的审批签发
文件进行会审、会签后，应及时递交给公司领导审批签发。
4.4 文件的打印、发行
文件经拟制会审、审批签发后，由行政秘书打印，拟搞人校对无误，办公室加盖公章后按要求发送。
5 文件的归档
5.1 分类
(1) 上级机关来文、外单位发来的文件。
(2) 公司发出的文件。
(3) 公司经营、管理活动中反映主要工作职能活动和基本情况，今后需要参考或执行的文件。
(4) 公司内部文件。
(5) 各部、室等直属部门报送的重要文件。
5.2 归档
(1) 来文应根据轻重缓急抓紧时间处理，原则上应在收到文件后一星期内办结。若要长期留部、室使用的，经有关负责人批准后，本部、室留复印件，原件应在一星期内退办公室归档。
(2) 发文打印校对完毕后，应将原件及其电子文档进行归档登记。
(3) 文件办理结束后，应及时退办公室归档。
(4) 每年的第一季度内，办理前一年度的文件归档，按保管期限及归档要求整理归档。
(5) 文件在交相关部、室阅办时，应办理签收手续，退回文件时应当场注销，以明确责任者。发现遗失，应视来文性质报公司领导处理。
(6) 归档的文件应按保管期限和一定程序手续进行清理销毁。