首先设立良好的应收账款管理体系:
应收账款管理工作是信用管理工作的一部分,需要信用管理人员按照程序进行专业化的管理。我国企业一般把应收账款回收的任务交给承做这笔业务的业务部门和业务人员,或者把产生的应收账款交到财务部门监督。但是这两种做法都不是信用管理的规范做法。首先,如果让负责这笔业务的业务人员处理产生的应收账款,就有可能出现管理松懈的情况。比如,在应收账款到期前的一段时间内,业务人员由于害怕损害与客户的关系,往往很少或者根本不向客户询问,是否能按期付款,也有的业务人员则是由于业务繁忙遗忘了这项工作。其次,让非专业的人员与客户联系付款事宜,如果处理不当,会影响企业与客户的合作关系。有的企业的业务人员经常抱怨说,财务部门的人员以一种严厉的口吻给客户打电话,询问到期能否付款,使客户产生反感情绪,不愿再向业务部门继续订货。第三、当应收账款逾期以后,非专业人员不能正确分析应该采用什么态度,何种手段,以及施压的力度,向客户追讨欠款。有的债务人本来是恶意拖欠,而业务人员却低声下气地哀求,并长时间地对上司隐瞒情况,期盼债务人某天良心发现,偿还全部欠款,直至最后错过最佳收账期,落得钱货两空。有的债务人拖欠了货款,则是因为一时周转困难,不能按时还款,却被当作恶意拖欠上告法庭,委托追收,不但耗费金钱和时间,也彻底失去了这个客户和潜在的收益。
因此,专业化的应收账款管理,必须由专业化的信用管理人员完成。信用管理部门应该制定出详细的应收账款管理作业程序,这些程序包括:
1、 明确信用管理部门和人员的权利与义务;
2、 建立应收账款交接程序;
3、 建立"未逾期询问"和"逾期询问"登记本;
4、 制定应收账款每阶段采取的对策;
5、 编写各种规范函件和登记本;
6、 建立应收账款的计算机管理系统;
7、 确定与其他部门合作追收的程序。
其次,确立追偿制裁:
应收账款管理和追收的程序必须以确保付款来设计和实施,制裁的用途是通过不断加大惩罚措施告诉债务人,迟付和拒付将面临什么样的后果。
制裁有两种,一种是供应商通过自身力量施行的商业制裁,另一种是严厉的法律制裁,包括诉讼法庭。
有效的商业制裁比实际法律制裁更有优势,商业制裁全部由债权人自己控制;商业制裁可以立即施行,无需额外费用;商业制裁可以达到威胁的效果而不彻底损害与客户的关系,商业制裁能够减少必须实行法律制裁的账目。
法律制裁受法律体系的控制,需要大量的时间和金钱,并彻底损害和客户合作关系。因此,在大多数情况下,法律制裁不可取。
商业制裁的可行方式有以下几项:
1、 停止供货,中止服务;
2、 撤销信用额度;
3、 要求偿付延期利息;
4、 在留置条款的情况下,收回货物;
5、 寻求收账代理机构协助;
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