人事、行政是职业的代名词,人事主要包括人力资源(人力资源规划、招聘与配置、培训与开发、薪酬福利管理、绩效管理、劳动关系管理)和政府部门的相应事务;行政主要包括后勤工作(饭堂、宿舍、清洁、消防、安全等)和相应政府部门事务。
主要的工作有:
一、负责本部的行政管理和日常事务,协助总经理搞好各部门之间的综合协调,落实公司规章制度,加强对各项工作的督促和检查,沟通内外联系,保证上情下达和下情上报,负责对会议文件决定的事项进行催办,查办和落实,加强对外联络,拓展公关业务,负责全公司组织系统及工作职责研讨和修订,负责公司车辆的管理。
二、人力资源管理与开发
1、组织架构的设计、岗位描述、人力规划编制、考勤管理的工作。
2、招聘使用:
提供工作分析的有关资料,使部门人力资源计划与组织的战略协调一致,对申请人进行面试作最终录用和委派决定,对提升、调迁、奖惩和辞退作出决定,职务分析和工作分析的编写,制定人力资源计划,通过这些使企业内部“人、事相宜”即采用科学的方法,按照工作岗位要求,将员工安排到合适的岗位,来实现人力资源合理配制。
3、工作报酬:
制定合理的薪酬福利制度,按劳付酬,论功行赏,通过报酬、保险和福利等手段对员工的工作成果给予肯定和保障。其次,促使员工提高士气和生产效率的各种激励策略也是对员工工作绩效的一种有效报偿。
4、培训开发:
现在的市场无疑应是产品质量的竞争,说到底是人才的竞争,是一个企业整体素质的竞争。一个产品质量的好坏,也是一个企业所有岗位技能的集中体现,所以应把全员培训作为企业立业之本,追求全员卓越,以人为本的管理方式。
提供培训开发需求和待培训者名单,制定并实施培训开发计划:主要指职业技能培训和职业品质的培训,为员工发展提供咨询,规范在职培训开发的指导,通过培训开发来“提高员工能力”和“发挥员工能力”以此改进员工的行为方式,达到期望的标准。
5、人员考核:
主要负责工作考核,满意度调查,研究工作绩效考核系统和满意度评价系统,制定纪律奖惩制度,以工作职责来制定绩效考核标准,通过这些活动可以公平的决定员工的地位和待遇,可以促进人力资源开发和合理利用,并且提高和维持企业的经营的高效率。
三、负责公司各项规章制度的修订,制定及检查监督。
运用刚柔并济的管理模式,制定一套符合企业自身的管理制度,运用权利和组织系统,强行进行指挥、控制、命令、硬性管理来达到目的。
四、负责总务管理
没有后勤的保障,就保证不了生产稳定正常的进行。首先要制定相关制度;,加强对宿舍、食堂、水电、办公用品、零星修缮、部分固定资产、卫生、环境的管理。
五、安全保卫
加强对人员进出、公务访客、车辆物品出入、消防安全、防盗防灾、职业安全防护等的管理,同时对员工进行安全教育,贯彻“安全第一”“预防为主”的指导思想,创造一个安宁祥和的工作、生活环境,保证公司员工的生命财产安全。
六、强调企业精神,创建公司的企业文化
企业文化不但能反映出企业生产经营活动中的战略目标,群体意识价值观念和道德规范,还能凝集企业员工的归属感、积极性和创造性,引导企业员工为企业和社会的发展而努力,同时企业文化还具有两种约束力,一种是硬的约束力、制度,一种是软的约束力、无形的,就是活跃企业的文化生活,良好的生活环境和业余文化生活。
七、塑造企业形象
1、企业精神形象,它对于员工有强大的凝聚力,感召力,引导力和约束力,能增加员工对企业的信任感,自豪感和荣誉感。
2、企业环境形象
因为创造良好的企业环境,是企业生产经营活动顺利进行的前提和基础,而充分认识企业环境的特征又是创造良好企业环境的基础。
3、企业员工形象
制定《员工日常行为规范》,因为良好的员工素质和形象,是企业形象的重要构成要素。员工的仪表装束、言谈举止、工作能力、科学文化水平、精神风貌、工作效率等都会给社会公众一个整体印象。
不过,具体内容,要看你所在公司的大小以及你所在职位的职责范围
我这些年的经验告诉我一般人事主要是负责人员招聘配置,组织培训,考勤这几大模块的。行政就要负责后勤,企业文化,绩效,劳动关系。
1 人事部工作流程
一、招聘录用流程
部门提出招聘需求, 人事部根据需求审核编制及工作需要,如通过审核并有工作需要则进行招聘;若无编制数,则看有无工作需要,无工作需要则部门内部消化人员,有工作需要则部门申请增加编制,经总经理批准后进行招聘。
招聘新员工的途径有现场招聘、网络招聘、来电、来访、员工介绍及其他等途径,下面以应聘人员前来酒店应聘为例:
(一)酒店所需准备资料:工作申请表
(二)办理流程
1、外部人员来酒店应聘时,先询问其学习、工作情况,符合要求的带其到会议室填写工作申请表; 2、部门负责人查看工作申请表,审核应聘人员情况,对应聘人员初步筛选,并确定参加面试人员的名单; 3、所属部门负责人确定面试时间并告知人事部; 4、人事部通知应聘人员面试时间; 5、安排面试场地,部门负责人对应聘人员进行面试; 6、面试后征询部门意见,公布面试结果; 7、未通过部门面试, 应聘简历存入酒店人才库;通过面试人员准备入职所需资料(详细情况见入职手续中员工需提供的资料列表)。
二、新进人员入职流程
(一)所需资料
1、员工需要提供的资料
(1)身份证原件及复印件 (2)毕业证书或实习推荐表原件及复印件 (3)健康证 (4)背景调查 (5)一寸照片三张 (6)就业登记证(南通城市户口的人员提供)或身份证原件(无就业登记证人员提供) (7)养老保险手册(参加过养老保险的人员提供) (8)原单位劳动关系解除证明(与原单位签订合同者提供) (9)服装费300元、住宿费100元(住员工宿舍人员提供) (10)暂住证原件及复印件
2、酒店需准备的资料
(1)新进人员登记表 (2)新进员工报到手续表 (3)新进员工告知书 (4)新进员工行为规范告知书 (5)新进员工薪资告知书 (6)员工薪资清单告知书 (7)岗位职责与规章制度员工确认书 (8)关于考勤规定员工知晓事宜(备忘录1) (9)关于发放资料保管事宜(备忘录2) (10)劳动合同或雇佣协议书(实习生除外)
(二)手续办理:
1、检查新进员工所需提供的资料是否齐全,若完备无误可办理入职手续; 2、员工至财务部交服装费、住宿费; 3、员工填写新进人员登记表并贴上照片; 4、员工阅读新进员工告知书、新进员工行为规范告知书、员工确认书、关于考勤规定员工知晓事宜(备忘录1)、关于发放资料保管事宜(备忘录2)、岗位职责与规章制度、新进员工薪资告知书、薪资清单告知书、劳动合同或雇佣协议书等资料,并在上面签字确认; 5、发放《员工手册》、《常识口袋本》、饭卡、考勤卡等物品,并在新进员工报到手续表上签字确认; 6、员工凭服装费收据至仓库领取服装(康体部员工至所属部门领取); 7、行政办公室安排宿舍或更衣柜; 8、带领员工至1号门打卡处,告知员工如何使用考勤机、打考勤卡; 9、指引员工至员工宿舍,领取宿舍或更衣柜钥匙; 10、根据部门要求,安排员工上班; 11、人事部将新进人员信息录入花名册,制作人事日报表,将资料装订形成个人档案。
三、离职手续办理流程
(一)资料准备情况
1、酒店需准备的资料
(1)离职员工告知书(其一) (2)离职员工告知书(其二) (3)辞职申请表 (4)离职通知 (5)退工通知单 (6)就业转失业人员失业登记及保险待遇审核表(合要求的方需准备) 2、离职员工需带的物品 (1)工作制服、工作鞋 (2)工号牌 (3)员工手册 (4)常识口袋本 (5)饭卡 (6)服装费、住宿费收据 (7)宿舍或更衣柜钥匙
(二)办理手续:
1、个人提出辞职,合同员工应提前30天书面告知,试用期员工提前3天书面告知,部门找辞职员工谈话,可挽留部门安排好工作,无法挽留员工建议最后工作日; 2、人事部填写离职员工告知书,员工阅读后在上面签字确认; 3、员工填写辞职申请表,并经部门负责人签字后提交人事部; 4、因重大过失行为符合开除条件的或合同到期不再续用的员工,部门提交书面报告建议最后工作日; 5、员工离职时间到期至人事部填写退工通知单和就业转失业人员失业登记及保险待遇审核表,并提交人事部; 6、人事部办理员工停保、退工手续; 7、人事部填写离职员工告知书并让员工阅读后签字确认; 8、离职员工领取《离职通知》通知完结手续期限,按离职通知上的要求到所属部门办理离职手续,如至所属部门工作、资产交接,部门签字确认; 行政办室收回考勤卡、饭卡、员工手册、常识口袋本、工号牌、钥匙、名片(夹)等物品,办理退宿手续,签字确认;财务部审核借支状况,签字确认;仓库收回工作服、鞋、配备物品,签字确认;安保部协助督办员工离职;人事部计算考勤,审核加班补休时间、查看考勤卡,进行核算薪资、办理退工、停保、转移档案工作有遗失、破损进行赔偿,酒店出资办理证照按月折算; 9、至财务结算服装费用,应扣费大于服装费用在工资中抵充; 10、退还就业证、劳保手册、个人证照、档案,组织关系转出,离职材料归档。