分公司印章如何管理使用

表面上看，物理印章以实体形式存在，使用于纸质文档中，与之相对应，电子印章的形式可以直接加盖在电子文件上，免去了文件打印、寄送等繁琐步骤。
但是我们不妨再深层次比较电子印章与物理印章的不同，可以看出在印章使用效率、成本以及风险控制等方面，二者也存在区别：
电子印章以网络环境为媒介，以数字签名、信息加密为核心，实现印章管控可追溯、电子化、移动化，提升公司印章管控能力。
使用物理印章有哪些问题？
1、印章种类多，统一监控难度大：公司印章一般分为公章、财务专用章、合同专用章、法定代表人章、发票专用章。由于分子公司、下属部门的不断扩大，印章数量不断增加，统一监管越来越难
2、用印频次高，台账记录不精准：纸质合同盖章时一般需填写台账。但是填写易错写、漏写、涂改，台账对风险防范和用章监督的作用不大。
3、异地协同难，往返寄送成本高：分支机构用章需将纸质文件寄送至总部盖章后再回寄。分支机构经营自主权降低、印章使用成本增高
4、真伪鉴别难，印鉴鉴定程序繁：物理印章印鉴外观极易仿制，加之真伪鉴定程序繁琐、滞后，给印章伪造等不法行为留下可趁之机
与物理印章使用不足相比，电子印章可以改善效率、风控能力以及降低成本：
1、盖章在线化，协同安全高效：电子化的用章流程通过在线模式，取消区域、时间对盖章的限制，对跨区域经营的企业改善协作与沟通效率十分重要。
2、管章集中化，总部管章集权：可以实现印章使用权限统一管控，物理印章集中收归总部。无论是内部部门用章还是异地分支机构盖章，可规避印章偷用盗用等违规用章行为。
3、过程可追溯，电子数据留存：电子印章使用的每一次记录做数据留存，用印时间、用印身份、印章种类、用印合同内容等信息可实时审计，为公司管理人员监管审计、防范风险提供有效凭证。
4、归档电子化，调阅管理受控：对于数据化存储的合同文件，电子合同服务商会同权威公证处提供公证服务，当合同产生纠纷可一键出证提供权威公证书，为用户提供维权保障。

按以下的改改吧
印章管理办法
1 范围
本标准规定了印章的使用和保管办法，防止印章被滥用或盗用，确保印章的正常使用和绝对安全。
本标准适用于印章的使用单位及部门。
2 职责
2.1 财务部是印章管理的归口部门，全面负责印章的出借、使用、保管等工作。
2.2 各相关部门积极配合好印章管理工作。
3 管理内容和方法
3.1 印章启用
3.1.1 印章的启用是指印章从何时开始生效使用。
3.1.2 印章刻制好后，应根据工作需要来确定印章的启用时间。
3.1.3 使用印章的单位、部门都要把启用日期的材料和印模立卷归档，永久保存。
3.2 印章保管
3.2.1 专人负责:保管印章应根据保密的原则和制度，由财务部负责保管。
3.2.2 放置安全的地方:印章一般放在单位的办公室内，中心印章视管辖范围专人保管，一般不得携带外出。
3.2.3 建立印章保管登记册，载明什么印章、印文、印模、保管人姓名和保管的起止时间等项。
3.2.4 印章保管人员明确责任，保证印章的正常使用和绝对安全，防止印章被滥用或盗用。
3.2.5 按保密要求，印章保管人员不得委托他人代取代用。
3.2.6 保管好印章，防止被盗。用完印章后要随手放好，不能将印章随意放置在办公桌上。
3.2.7 如印章被盗用而产生的后果，保管人员应负法律责任。
3.2.8 印章保管人员还要注意保养印章，及时进行清洗（木制、塑料制）、加印油（原子印章），以确保盖印时清晰。
3.2.9 切实加强印章管理、印章保管人一方面要提供优质服务，一方面要坚持原则，认真负责，按规定办事。
3.3 印章的使用
3.3.1 凡以义乌市美能笔业有限公司、义乌市美能笔业有限公司办公室名义发文，均按公文处理办法，经主任或主任委托审查合格后，方可用印。
3.3.2 以义乌市美能笔业有限公司、义乌市美能笔业有限公司办公室的名义出具报告或其他事项用印的，应按审批程序审批后用印。
3.3.3 出具公函、委托书、证明、签印合同、协议等需盖法人印章的，必须经法人签字或同意后用印。
3.3.4 印章专管人员不得随意私自使用印章，更不能在空白信笺和空白介绍信上滥盖印章，对滥用或盗用印章者，要追究当事人的经济责任和法律责任。
3.3.5 每次使用印章，必须登记，登记的主要项目有:时间、编号、用印单位、用印次数、经办人姓名、批准用印人姓名、盖印人姓名等。
3.3.6 盖印时应专注，摆正位置，用力均匀，文尾落款处盖印要上不压正文，下压年月日，也称“骑年盖月”。
3.4 印章的废止
3.4.1 发文通知各有关单位，说明原印章停用时间，停用原因并宣布原印章失效。
3.4.2 报请领导审定印章的处理方法。单位正式印章一般应上缴原制发机关，不得在单位长期保存，属领导名章的应退还本人，一般戳记可经领导同意后销毁。
3.4.3 严格做好印章的缴销工作。对于作废的印章 ，要登记注销，对于个别具有重要保存价值的印章应存档保存，一般的印章应报集团总部分管领导批准销毁。
3.4.3 销印时应有主管人员到场监销，所有的销毁印章都要印下印模，注明销印的时间，经办人、监销人必须签字，以备日后查考。
4 相关记录
印章使用登记表。

按以下的改改吧
印章管理办法
1 范围
本标准规定了印章的使用和保管办法，防止印章被滥用或盗用，确保印章的正常使用和绝对安全。
本标准适用于印章的使用单位及部门。
2 职责
2.1 财务部是印章管理的归口部门，全面负责印章的出借、使用、保管等工作。
2.2 各相关部门积极配合好印章管理工作。
3 管理内容和方法
3.1 印章启用
3.1.1 印章的启用是指印章从何时开始生效使用。
3.1.2 印章刻制好后，应根据工作需要来确定印章的启用时间。
3.1.3 使用印章的单位、部门都要把启用日期的材料和印模立卷归档，永久保存。
3.2 印章保管
3.2.1 专人负责：保管印章应根据保密的原则和制度，由财务部负责保管。
3.2.2 放置安全的地方：印章一般放在单位的办公室内，中心印章视管辖范围专人保管，一般不得携带外出。
3.2.3 建立印章保管登记册，载明什么印章、印文、印模、保管人姓名和保管的起止时间等项。
3.2.4 印章保管人员明确责任，保证印章的正常使用和绝对安全，防止印章被滥用或盗用。
3.2.5 按保密要求，印章保管人员不得委托他人代取代用。
3.2.6 保管好印章，防止被盗。用完印章后要随手放好，不能将印章随意放置在办公桌上。
3.2.7 如印章被盗用而产生的后果，保管人员应负法律责任。
3.2.8 印章保管人员还要注意保养印章，及时进行清洗（木制、塑料制）、加印油（原子印章），以确保盖印时清晰。
3.2.9 切实加强印章管理、印章保管人一方面要提供优质服务，一方面要坚持原则，认真负责，按规定办事。
3.3 印章的使用
3.3.1 凡以义乌市美能笔业有限公司、义乌市美能笔业有限公司办公室名义发文，均按公文处理办法，经主任或主任委托审查合格后，方可用印。
3.3.2 以义乌市美能笔业有限公司、义乌市美能笔业有限公司办公室的名义出具报告或其他事项用印的，应按审批程序审批后用印。
3.3.3 出具公函、委托书、证明、签印合同、协议等需盖法人印章的，必须经法人签字或同意后用印。
3.3.4 印章专管人员不得随意私自使用印章，更不能在空白信笺和空白介绍信上滥盖印章，对滥用或盗用印章者，要追究当事人的经济责任和法律责任。
3.3.5 每次使用印章，必须登记，登记的主要项目有：时间、编号、用印单位、用印次数、经办人姓名、批准用印人姓名、盖印人姓名等。
3.3.6 盖印时应专注，摆正位置，用力均匀，文尾落款处盖印要上不压正文，下压年月日，也称“骑年盖月”。
3.4 印章的废止
3.4.1 发文通知各有关单位，说明原印章停用时间，停用原因并宣布原印章失效。
3.4.2 报请领导审定印章的处理方法。单位正式印章一般应上缴原制发机关，不得在单位长期保存，属领导名章的应退还本人，一般戳记可经领导同意后销毁。
3.4.3 严格做好印章的缴销工作。对于作废的印章 ，要登记注销，对于个别具有重要保存价值的印章应存档保存，一般的印章应报集团总部分管领导批准销毁。
3.4.3 销印时应有主管人员到场监销，所有的销毁印章都要印下印模，注明销印的时间，经办人、监销人必须签字，以备日后查考。
4 相关记录
印章使用登记表

表面上看，物理印章以实体形式存在，使用于纸质文档中，与之相对应，电子印章的形式可以直接加盖在电子文件上，免去了文件打印、寄送等繁琐步骤。

加强公司印章管理：
（一）完善管理制度
“制度是执行的基础”，因此，企业要建立健全企业印章管理制度，按照制度要求设立印章使用流程，对印章管理人员的责任和权利进行明确，保证管理制度的内容涉及印章管理的发放、使用、交接、外借、回收等各个环节。在印章刻制发放时，要保证印章需求属实并且理由充分；在印章使用时，要对用印文件进行检查，保证用印有登记、有审批；在印章进行交接时，要保证有备案留存；在印章外借时，要防范随意用印的风险，印章归还时，要对外出用印文件进行备存；在印章回收时，要对印章的完整性进行检查，与发放时的印章式样进行对比。此外，要将各类印章的适用范围进行明确，加强印章的规范化管理，避免印章混用的现象，让印章的管理有规可依、印章的使用有制可循，从管理的源头避免用印风险事件的发生。
（二）强化风险意识
首先，企业应大力加强对印章管理相关知识和印章涉及的管理风险的普及宣传，不仅要提高印章管理人员的管理能力和管理意识，同时也要加强企业管理层及其他员工对印章管理的重视程度，改变盖章只是一种形式、盖章不用负责任的想法，增强用印的风险意识，避免违规用印、错误用印、随意用印的行为，在企业内部形成合规、合法用印的意识与习惯。另外，企业应加强印章管理人员的责任意识，在日常的印章管理过程中，要根据管理制度的要求来进行管理，坚持管理原则，保证印章的存放安全、使用安全、交接安全。
（三）加强印章管理的督查
印章管理风险在企业的经营管理过程中属于潜在风险，但是风险一旦暴露，则一般会出现较大的问题。印章的管理内容比较细小、琐碎、重复，因此印章管理人员在管理时容易出现疏漏，但是小疏漏很可能造成大问题。为保持印章管理人员在管理过程中的警惕性，印章的归口管理部门应加强对印章管理的督查，发现问题及时整改，避免大风险的出现。
（四）加快电子印章的上线
在遵守有关法律法规的前提下，电子印章的使用具有和传统印章相同的法律效力。完成电子印章的上线，将电子用印与印章使用流程联通，在线上完成印章审批流程后，可自动加盖电子印章，这样就能避免提前用印、混乱用印、无审批用印、伪造用印的现象，实现印章的规范化使用。