浅谈四川省馆地质资料管理信息系统功能设置的优化

2025-03-28 01:35:50

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回答1：

张林张爱群张亮

(四川省国土资源资料馆)

摘要四川省国土资源资料馆在全国馆开发建设的地质资料管理信息系统基础上，根据资料馆实际情况，对该系统的功能设置进行了改进，实现了符合四川省地质资料汇交要求的地质资料接收、验收以及在线浏览提供利用服务等具体功能的优化。

关键词四川省地质资料管理信息系统优化

随着地质资料汇交系统的不断升级和地质资料数字化的不断发展，为更加方便地对地质资料的汇交和地质资料在线浏览进行监督管理，四川省馆在全国馆开发的地质资料管理信息系统基础设置上实现了优化，搭建了适合资料馆具体情况的管理信息系统。该系统主要是针对地质资料的管理，具体体现在地质资料的接收、验收、移交及借阅利用服务等方面。

1 四川省馆地质资料管理概况

在搭建使用地质资料管理信息系统以前，四川省馆在地质资料管理上主要体现在资料的接受验收、移交、服务利用几方面。

1)地质资料接受验收。四川省馆有多个员工负责地质资料的接受验收(图1)。在这个过程中，资料的登记、验收、合格审核和移交都是由不同的工作人员来负责，并且所有的记录都通过纸介质保存，造成了分工不细、职责不明确、不能实现有效的信息化监督管理等问题。

图1 四川省以往地质资料汇交流程图

2)地质资料服务利用。以往四川省馆借阅室采用目录录入子系统中的资料目录查询功能，没有地质资料的图文电子信息在线浏览功能。用户只能在电脑上查看到服务器上的地质资料目录内容，填写借阅申请，经审核后由工作人员提取馆藏纸质资料给用户查阅，待用户确定需利用资料后，再次填写加工申请，经审核后由省馆安排人员进行资料电子信息刻盘或纸质内容的复制。在资料服务利用上，过程烦琐，纸质馆藏资料的多次出库入库给工作人员造成了很大的工作量，也不利于珍贵老资料的保存，更不方便用户的借阅利用。

3)部门业务配合。多年来，四川省馆地质资料的接受验收与馆藏地质资料的服务利用分别由不同的科室负责，平时工作状态基本处于各做各、各管各，部门之间业务配合时间少，联系不紧密，不利于省馆地质资料管理一体化的要求。

为规范地质资料的验收流程，实现地质资料在接收、验收、转交、服务利用各阶段的监督功能，也为了更进一步地提高省馆地质资料服务利用水平，四川省馆特搭建了地质资料管理信息系统。

2 系统优化具体工作

全国馆开发的地质资料管理信息系统在基础功能设置上跟四川省馆地质资料管理实际情况有一定的区别，不能完全适用于四川省馆的地质资料管理，因此四川省馆在该系统的基础功能上做了优化，使其更符合四川省馆的资料管理要求，主要进行了以下方面的工作：

1)明确职责、分工到人，根据省馆资料汇交实际情况，规范资料接收验收流程，提出系统流程改造要求。

2)地质资料图文数字化信息经处理后上传到服务器，搭建局域网，实现资料图文信息在线浏览功能。

3)整合地质资料管理功能，实现资料管理一体化。根据省馆实际业务流程，将该系统设计分为收整、馆藏、监控和借阅四大子系统，主要需满足省馆对地质资料的接收验收、资料入库、馆藏地质资料服务利用等方面的管理要求，并且在系统中，地质资料数据信息可以在四个子系统传递，具体情况见图2。

图2 地质资料数据信息传递图

4)多次试验，确保系统功能正常运行。经过反复多次的操作测试，及时发现系统中存在的各种问题，提出修改要求，对系统功能进行完善优化：

3 系统功能优化内容

针对四川省馆地质资料管理信息系统四大子系统要求，在原有的地质资料管理信息系统上主要进行了以下几方面内容的优化：

1)优化了表格管理模块。原系统里部分表格中信息数据栏目较少且数据内容无法手工录入，现增加了多种表格字段信息和内容的手动录入方式，完善了资料信息。

2)优化了数据接收功能。原系统无法导入DBF数据文件，现增加了原“资料著录系统”DBF电子数据的导入方式，实现了与著录系统的数据对接。

3)优化了数据更新和统计查询功能。原系统在导入地质资料数据信息后无法再次更新，经优化后，可在系统验收结果中更新修改后的上报数据电子文件。根据实际情况，还增加了地质资料的登记导入数、已分配任务数、已验收资料数、合格资料数和资料入库数等的统计功能。

4)优化了档号生成功能。原系统设置为地质资料经过初审后即生成省档号，现根据省馆要求，设置为在地质资料验收合格经管理员审批后可自动或手动生成省档号。

5)优化了地质资料验收流程功能。原系统地质资料验收分为成果、原始、实物三大部分，而新系统将地质资料验收流程设置为一个总的流程(图3)，大大简化了地质资料的验收过程，提高了工作效率。

6)优化了资料移交入库功能。在原系统设置上对纸质/电子资料移交入库单内容进行了补充，并支持馆藏地质资料的入库、保管信息的录入编辑，还支持地质资料目录信息同步导入借阅系统。

7)优化了地质资料图文数字化在线浏览功能。增加了涉密内容的水印处理功能。

8)优化了价格设置功能。原系统价格设置需设置单项报价，现修改为在借阅单中直接填写价格，取消掉单项报价。

图3 地质资料汇交验收流程图

4 系统使用效果

该系统优化后不仅满足了省馆对地质资料的管理要求，还给省馆地质资料的管理带来了很大的改变，主要表现在以下三个方面。

1)管理理念的改变。该系统用户操作完全在Web服务器实现，而地质资料数据信息的接收、移交、存储和服务一体化可以让管理员在局域网中即可掌握各部门业务开展和完成情况，开创了实时监督、全面监管的管理理念。

2)管理方式的改变。地质资料的汇交管理和服务利用管理，一直以来以纸介质为载体的管理方式为主，各环节需要领导签字审批的流程也较为烦琐，而该系统的搭建和优化，可以实现地质资料电子数据信息的填写、提交与审核。管理员通过局域网进行信息的核实和批准，减少了用户审核流程，彻底改变了省馆地质资料的管理方式。

3)服务方式的改变。以往地质资料的服务利用，都是用户通过在省馆的网站或借阅室局域网上查询好资料目录，提交借阅要求，经审批通过后由管理员提取纸质馆藏资料给用户。现在用户经审批通过后即可实现馆藏地质资料的全文电子信息在线浏览，大大简化了借阅流程，彻底改变了资料服务方式。纸质资料的出入库次数的减少，不仅减少了借阅窗口工作人员的工作量，方便了用户的资料借阅利用，对于馆藏纸质资料的长久保管也是非常有利的。

5 下一步工作构想

目前四川省馆地质资料信息管理系统已在正常运行，下一步工作重点在于整理完善各类地质资料，加强系统平台的建设和维护，不断补充、修改和完善系统功能，并随时充实更新资料图文信息，保证资料服务水平能与时俱进，满足用户的要求。

6 结语

随着地质资料的数字化进一步发展，地质资料管理与服务体系有了很大的改变，现该系统的主要功能模块已经正式投入使用当中，实现了四川省馆地质资料信息的接收、移交、存储、服务利用一体化功能，适应了新的形势要求，转变了省馆的服务理念，促进了各科室业务的协同合作，提高了职工的工作效率，从而提高了省馆地质资料服务和管理的水平。

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