质量管理体系文件本身就是企业存在一个质量管理体系的重要证据。无论进行外部还是内部的质量体系审核活动，在评价质量管理体系是否符合所选体系的要求、是否有效、是否适宜时，都要把体系文件作为基本依据。
1.质量体系文件是企业“通向质量的交通路线图)。
2.质量体系文件给出了“最好的、最实际”的达到质量目标的方法。
3.界定了职责和权限，处理好了接口，使质量体系成为职责分明、协调一致的有机整体。
4.质量体系文件是企业内部的“法规”，通过认真的执行达到预期的目的。
5.质量体系文件是审核的依据，具有证明质量过程已经被确定、程序已被认可并已开始实施、程序处于持续改进和控制之中的作用。
6.质量体系文件是企业质量改进的保障。企业日常的质量管理工作可以对照文件所确定的实施工作和评价业绩展开，并增强了改进效果的测量结果的可比性和可信度。
7.质量体系文件的建立实现了管理程序的文件化，尤其是当把质量改进成果纳入文件时，标准化的程序可使管理成果得到有效的巩固。
8.质量体系文件即为培训员工的教材。
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