求文件档案管理制度

一、根据上级关于贯彻《中华人民共和国档案法》及其实施方法的决定和有关档案工作的指示，结合本院实际，特制定本制度，以加强本院文书档案工作。
二、坚持档案工作实行“统一领导，集中管理”的原则，本院设文书档案室和机要文书档案员，由院办公室领导，统一管理本院的文书档案。

三、机要文书档案员简称机要文书，要认真执行党和国家的方针、政策，贯彻执行档案工作的法律、法规和规章制度，积极学习档案科技知识，刻苦钻研档案业务，不断提高档案业务水平和服务质量，以高度负责的态度对待档案工作，保证工作任务的完成。无特殊情况，机要文书档案人员应保持相对稳定。

四、机要文书不仅具体管理文书档案和档案室，而且负责对本院各业务部门的文件资料的形成、积累和归档工作进行监督和指导，并从实际出发，制订、补订或修订必要的规章制度，加强文书档案和档案室的管理基础工作。

五、档案室应做好文书档案的收集和接收工作。并应于每年四月份前将上年具有保存价值的文件资料进行归档。

有保存价值的文件资料，是指具有现实查考使用价值和对学院改革、发展、建设等办学建校活动有研究价值的文件资料。

六、各业务部门应主动在每年第一季度内将具有保存价值的文件资料移送文书档案室。任何部门或个人既不得把规定不归档的资料擅自归档，又不得把具有保存价值的文件资料据为已有，或者拒绝归档。

七、送文书档案室的文件资料应符合下列要求：

⒈ 归档的文件资料不论采用手稿、印刷件、复印件、图片、软盘、录音带、录像带，都必须齐全完整。

⒉ 归档的书面文件资料手写文稿，不得用圆珠笔、复写笔、彩色笔书写，不得采用红墨水书写。出现上述情况，机要文书应及时要求有关部门或人员进行重抄或复制。

八、机要文书应对移送到文书档案室的外来文件资料和本院在工作活动中形成的全部档案进行科学的分类、加工整理和保管。对每年进入档案室的档案必须及时进行整理、编目和续排等工作。

九、档案室应建立档案统计工作，对档案的进入、移出、保管、改进、修补、销毁和利用等情况进行统计，并按照上级规定，报送档案基本情况统计表。

必要时，此项工作可在秘书和综合统计人员协助下完成。

十、机要文书应编制本院的《档案资料期限表》，经校主管领导人批准后执行。

十一、本院应定期对超过保管期限的档案资料进行鉴定。鉴定档案资料必须在院办公室主任的主持下，组成专门鉴定小组进行，鉴定工作结束后，应提出工作报告，并对经鉴定确无保存价值的档案资料进行登记造册，报送院长或经主管院领导人批准后销毁。

十二、档案室应力求逐步做到有能够最大限度地保持档案资料长期完整性的保管条件的技术组织措施。有防盗、防火、防虫、防鼠、防潮、防丢失、防撕页或换页、防随意涂改和防斑点、褪色或字迹模糊等的设施。

机要文书要定期检查存放档案室内的档案资料状况，对字迹模糊、变质、损坏、破碎的档案资料必须及时进行恢复、修补或复制。

十三、机要文书应编制档案室存放的档案资料的《档案目录》、《案卷文件目录》和有关专题目录，建立档案资料目录总册。

十四、档案室应利用总存档案编写各种参考资料，主动开展档案利用工作，为学院的管理、改革、发展建设服务，并注意掌握档案的利用效果。

十五、应建立档案室管理制度，档案室保密制度，档案室借阅制度等。

十六、档案室对本院形成文件需要收集两份，汇集起来，编订成册，一套作立卷归档，一套供利用（查阅、摘录、复制），以保证档案的安全和方便利用。

十七、对上级规定移交的档案，必须按照上级要求及时办理移交手续，做好档案连同案卷目录等移交工作。

十八、对上级发下的文件及其复制件，需要借给或送给国内的其他单位，必须报请发文单位书面批准，对本院形成的文件，需要与国内的其他单位交流或交换，⑴对于规章制度，可通过学院档案室统一办理，其他部门和人员不得擅自处理；⑵对学院的规划、计划、工作总结等文件材料，必须经院长签准后，由学院档案室统一对外办理。

十九、不论是上级发下的文件及其复制件，还是本院的文件及其复制件，凡对国外单位和个人借阅、交换等，必须报请上级主管机关书面批准后才能通过档案室办理。

二十、任何部门和个人利用档案资料，未经院长或上级机关书面批准，不得擅自公布。

二十一、对档案的收集、整理、利用服务、保护和管理规范化、标准化、现代化，以及信息资源的开发等，做出显著成绩的部门和个人，学院予以奖励。

二十二、对损毁、丢失和擅自抄录、复制、伪造、涂改、撕（换）页、外传或外送、公布档案者及玩忽职守者，必须依据性质和情节予以行政处分或赔偿损失。属于《中华人民共和国档案法》第二十四条所列行为者，按规定办理。

二十三、机要文书档案人员调动工作时，必须在离开本岗前办好交接手续。

档案室管理制度
一、要明确一位副校长分管档案工作，应建立综合档案室和建综合室档案专柜。配备政治素质好、业务能力强、热爱档案工作的专（兼）职人员，并保持相对稳定。
二、要将档案工作和档案上等级工作纳入学校工作的议事日程；纳入分管领导和档案员工作职责；纳入教职工范围和考核奖惩制度。
三、学校形成的全部档案室或档案人员的主要任务：
1、负责单位文本、教学、学籍、会计、科技档案材料的收集、整理、保存、统计、利用和鉴定销毁工作。
文书档案：是指学校党、政、工、团（队）在实际工作中形成的文件材料。
教学档案：是指学校及教师个人在全部教学活动中形成的文件材料。
学籍档案：是指学校对学生进行管理中形成的文件材料。
会计档案：是指学校的财务工作中形成的帐、表、凭证等材料。
科技档案：是指学校的基础建设、生产、科研等方面形成的材料。
2、凡学校工作中形成的具有保存价值的文件材料，均由各部门进行收集、整理、立卷、归档。任何部门和个人不得擅自处理。
3、学校综合档案的归档时间：文书、会计档案材料每年四月份进行立卷归档；教学、学籍档案材料每学年结束后立卷归档。科技档案、基建、科技档案和设备、仪器档案材料均在工作结束后和设备、仪器安装试用后立卷归档。
4、学校档案分为永久、长期、短期三个保管期限。
5、卷内文件应齐全完整。收文应有正文、附件、办理结果；发文应有定稿、印本、附件；来往文书应有请示、批复；处分材料应有综合、旁证、个人交待和下理结果。
6、卷内文件排列要正文在前，附件在后；印本在前、底稿在后；批复在前，请求在后。各类案卷均要填写卷内目录。卷内文件要编写张次号。归档的文件材料要字迹清楚，纸质优良、签署完备。不准用铅笔、圆珠笔（DA型除外）和复写纸书写，并拆除卷内金属物。
7、案卷装订要整齐美观。标题一般应有作者、问题、名称，能反映卷内文件内容，政治上无误，文词上简明确切。封面要用毛笔正楷字填写，字迹要工整清洁。
8、文件材料归档后，档案人员应本着便于保管、方便利用的原则对案卷进行必要的加工整理、编目、登记和统记，做到排列有序，并按年代和保管期限编号。
四、学校档案的档案工作与安全保密。综合档案室要做到有专室、专柜、专（兼）职人员负责，切实做好防火、防盗、防虫蛀、防鼠、防潮等“八防”工作。
五、借阅制度
1、外单位人员查阅本校档案必须持组织介绍信。
2、严守档案材料机密，不准随便转借档案。未经许可不得擅自摘录和复制。
3、爱护档案，不得拆卷、涂改、撕毁、圈点、划道、拆叠等。
4、经批准摘录的材料，要经档案室工作人员审查。证明性材料，必须校对无误后盖章。
5、外借档案必须经主管领导同意，并向档案人员办理借阅登记手续。借出时间，一般不得超过七天，超过时间另行办理手续。
六、档案工作人员要熟悉档案，了解需求，积极主动地做好档案的提供利用工作。档案室应根据工作许哟啊编制人事记、组织沿革、基本情况数字汇集、专题概要及综合档案档案室简介等有效的检索工作和参考资料，为提供利用档案创造条件。
七、档案室每年“归档月”结束时，应及时将所立案卷情况、库房面积、档案设备、管理人员情况按市、县教育局的要求进行统计上报。
八、学校档案的鉴定与销毁。学校综合档案室应按上级教育行政部门和档案管理部门有关档案鉴定的规定。认真做好档案的鉴定工作。对超过保管期限，失去保存价值的档案，可提出销毁意见，并填写销毁清册，报本单位领导和上一级档案管理部门审批后方可销毁。销毁时应指定二人监销，并在销毁清册上签字，防止失密。