如何提高公文写作能力？

尽快提高公文写作能力，以更好地适应工作的需要，这是众多基层文秘人员对自身的迫切希望。笔者在近几年来应邀为一些机关、企事业单位的有关工作人员进行公文写作培训时很强烈地感受到了这一点。这里尝试谈一谈提高公文写作能力的途径问题，供有志于从事文秘工作的朋友们参考。

据考察，在提高公文写作能力方面，一些基层文秘人员往往不同程度地存在几种认识上的偏颇。试析如下。

唯格式是重。从实际情况看，很多基层文秘人员极为看重公文格式，甚至把它当成公文写作能力中的根本性因素。诚然，准确掌握公文格式，并在实际公文运作中规范地体现出来，这确实是很必要的。但从公文写作的角度看，达到这一要求，只是浅层次的能力，并不难做到。因为公文格式是极为程式化的规定，完全属于记问之学。如果把格式放在提高公文写作能力的首要位置上，就势必一定程度地忽视公文内容方面的深入学习和训练。

通过听培训课以提高公文写作能力。笔者在与接受培训的一些文秘人员的交流中感到，他们对这种培训课十分渴望，并为能参加听课而格外兴奋。应当肯定，这种积极性是极为可贵的，而且通过听课也确实可以开阔视野，更多、更准确地了解公文写作的各项要求，从而有效地避免一些不规范现象的产生。但如果认为听了课即可以使自己的公文写作能力自然获得提升，就未免有些不切实际了。因为能力是无法直接传授的，而必须通过自身的反复实践才能逐渐形成和巩固。公文写作能力亦然。过于依赖听课而忽视有意识地进行写作实践，就难以使公文写作能力获得扎实的提高。

完全依赖遵循本单位发文惯例进行模仿以提高能力。应当承认，这样做对熟悉公文运作实际，了解一些公文文种模式是有相当直接的作用的，因之，它不失为提高自身公文写作能力的一个有效方法。但有必要指出，一些基层公文运作状况，往往难以与相关法规、规章的调整、变化同步，因而出现明显的滞后性。如国务院《国家行政机关公文处理办法》（2000年8月24日发布、2001年1月1日起施行，以下简称《办法》）撤销了“报告”中“向上级机关提出意见和建议”的适用内容，而由新增加的法定公文文种“意见”（“适用于对重要问题提出见解和处理办法”——《办法》）来承担这一功能。但有一些行政机关向上级提出建议时仍使用“报告”（“适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问”——《办法》）。再如一些基层机关单位尽管文秘人员几经变动，但仍几十年一贯制地将转发上级机关“通知”的公文“通知”的标题拟成“关于转发……关于转发……的通知的通知”。这与《办法》中关于“公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容”的要求很不相符。又如1994年1月1日起国务院办公厅修订、施行的《国家行政机关公文处理办法》在“函”中增加了适用于“不相隶属机关之间”的全指限定，从而使行政公文“函”不能再用于上下级机关之间，《办法》保留了这一要求，规定“函”“适用于不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项”。但时至今日，一些基层行政机关和单位仍将“函”用于上下级之间。凡此种种，都充分说明，不了解相关法规、规章的规范性要求，完全依赖遵循本单位发文惯例进行公文运作，是很容易出现不规范状况的。

前已谈及，能力是无法直接传授的。公文写作能力只有通过自身的不断实践，才能逐渐形成并得以提高。这是根本性因素。公文写作的实际练习，可以考虑从以下几个方面来进行。

1.表达方式的单项及综合练习

公文的主要表达方式，包括叙述、说明和议论。这些表达方式，与语文教育写作训练中较普遍存在的偏于文学化的状况相比，体现出很强的应用性。对于这一点，进行实际练习时应有明确的认识，从而力避文学化。通过写作实践，切实体会公文写作对表达方式的基本要求——叙述简洁庄重，不曲折、不修饰；说明平实确切，不失真、不渲染；议论精当凝练，不繁琐，不铺展。如针对本单位出现的错误现象，可以有意识地进行属于公文“通报”（“适用于表彰先进，批评错误，传达重要精种或者情况”——《办法》）所含内容的多个单项练习：叙述错误情况，议论分析原因，说明处理结果，总结归纳教训，提出希望要求。进行这样的单项练习时力求符合、体现上述对表达方式的基本要求。嗣后即可以进行综合，从而形成一篇段落清晰的完整公文。这样的写作实践，可以说完全摆脱了粗放式，而是进入了集约化。坚持这样的集约化练习，对公文写作能力的形成与提高，无疑有事半功倍之效。

2.锤炼反复修改的写作习惯

好文章是改出来的，公文写作亦不例外。尽管许多文秘高手写作一般规模的公文常常可以一挥而就，但这是有多年文章修改经验积淀在其中的，而且是迅速打腹稿的体现。袖手于前，方能疾书于后。应当坦率指出，在各层次的语文教育中，“修改”这一极为重要的写作训练环节常被严重忽视，以致为数不少的文秘人员在刚走上工作岗位时，并没有形成善于修改所拟文稿的良好习惯，往往是写成后即送审，这自然很不成熟，也难以顺利通过。这里有一个很能说明问题的例子，笔者在为某机关文秘人员进行公文写作培训时，曾布置了一道针对某镇政府文教办主任××为庆贺其父八十寿诞大摆酒席、广收礼金问题写作批评性“通报”的练习题。多数练习者写作时将“大摆酒席、广收礼金问题”作为内容的重点，详尽铺叙，诸如宴会时盛况、酒席规格、会后安排的一些活动等，悉数写入，读后使人如身临其境，可谓具体生动。但由于忽视了批评性“通报”必须体现“剖析根源，归纳教训”的核心之点，因而削弱了“通报”应有的教育意义和警示作用。笔者在强调了“通报”的有关写作要求后，布置练习者有针对性地进行修改。最后基本达到了目的。由此，参加培训的人员切实认识到公文写作反复修改的必要性。这一例子告诉我们，进行公文文稿的修改，最主要的，除检查是否符合国家的法律、法规及其他有关规定外，就是按所用文种的内容要求来检查文稿，其前提是必须明确各文种在内容上的要求。这样修改起来才有依据和针对性，而不致盲目进行。这里不妨再举一例，××县教育局向其上级××县人民政府汇报乡镇中小学校舍普查情况，并提出核拨校舍维修专项经费的请求，以“报告”行文。该公文被××县人民政府办公室退回，要求重新制发。有关文秘人员按“报告”的写作要求来检查这一公文，才发现“‘报告’不得夹带请示事项”（《办法》），于是删去了原公文中“请求核拨校舍维修专项经费”的内容，改为单纯地汇报情况，而另以“请示”（“适用于向上级机关请求指示、批准”——《办法》）行文呈请核拨有关经费。试想，如果该文件的起草者熟悉“报告”的内容要求，并在文稿形成后再检查、修改，这样不规范的情况就不会出现了。教训不可谓不深刻。至于公文语言上的修改，将在下面与语感的培养一并谈及。

3.努力培养对事务语体的感悟及运用能力

公文所用语言，基本属于书面语体中的“事务语体”（又称“公文语体”），也兼及“政论语体”和“科报语体”，而一般不用“文艺语体”。但十几年的语文教育中，受教育者打下烙印最深的，往往是文艺语体，以致语言运用偏于文学化，语感畸形化，很难适应社会对实用性语言能力的需求。这一点，已为众多有识之士所诟病。因之，培养对事务语体的感悟能力，恰当、得体地运用公文语言，就成为公文写作能力的重要组成部分。这种能力，并不是了解了事务语体的特点和要求后就能自然形成的，同样需要在写作实践中反复锻炼才能逐渐具备。进行这种实际锻炼，可以说与上面谈到的表达方式的单项练习及写作后的反复修改紧密相连，相辅相成。如讲述某单位未按财务要求逐月上交有关款项时用“有关款项迄今犹未缴足”这样的语句，说明下发有关文件的目的时用“为迅速落实会议精神，特作如下要求”这样的语句，议论发文件的缘起时用“……传销活动……严重损害了人民群众的合法权益，扰乱了正常的经济秩序，并引发了一系列社会问题，成为社会治安的巨大隐患”这样的语句。凡此种种事务性语体特点明显的公文语言，都只有在反复的写作实践中才能对其形成感悟能力并进而熟练运用。练习使用公文语言时，还应注意按《办法》的要求“直述不曲”，即不能使用曲笔。如有的文秘人员在起草向上级请求为本单位增加人员编制的“请示”时写道：“恳请上级机关体恤我单位人员极为紧张之情。”这就是不适宜地在公文中使用了“曲笔”，有委婉批评上级存在官僚主义之嫌，后经修改，将这一违反“直述不曲”要求的语句予以删除。语言运用上同时要注意避免口语化和文学性。如某乡政府向所在县财政局请求增拨校舍修建经费时发“请示”（该乡政府与县财政局是不相隶属的平级关系，所以不应使用“请示”而应用“函”行文。但为数不少的基层机关单位在向无隶属关系的职能部门请求批准某一事项时常用“请示”而弃用“函”，意在表示对收文者的“尊重”，避免引起误解和反感，这是很不规范的文种误用。这里附带论及，同时也再次强调依循本单位发文惯例来进行公文运作容易出现的偏差。）中说：“这次山洪将在建的乡中学一侧围墙及相邻的厕所和建材仓库冲倒，造成约15万元的经济损失，原已下拨的款项不够用了。由于受灾，我乡财政捉襟见肘，雪上加霜。”这段文字语体明显失当。“不够用了”是口语，应改为“不敷使用”；“捉襟见肘，雪上加霜”是文学性的描述语句，应改为“十分紧张”。

公文写作能力的提高，离不开自身写作实践这一要素。基层文秘人员应牢固树立“写作实践永远是第一位的”这一理念，在诸如参加培训、阅读指导书等辅助条件之下，积极地、有针对性地进行公文写作实践，在不断的实践过程中去体会各类文种的写作要求，熟悉运用恰当的表达方式，感悟事务语体的特点，同时将公文格式、文种适用范围等易记、易用的程式化规定融入其中，这样就能逐渐适应工作的需要。提高公文写作能力的途径在于自身的反复实践。这一实践不应是简单地循环往复的过程，而应循序渐进，不断有所收获。当然，这种收获绝非能立竿见影般地迅速体现，而须日积月累。希望毕其功于一役的急迫想法是不切实际的。笔者这里所谈及的进行反复写作实践的“途径”，卑之无甚高论，但提高自身公文写作能力，除此别无他径

公文写作，要会不难，因为公文最主要的两大特点是：格式规范性强（注意格式别出错，出错就是硬伤！）、要运用公务语言（公务语言主要的要求就是朴素平实、客观理性），因此就最基本的而言，达到要求是比较简单的。
但是要论到怎样“写好”，那就是比较显功力的问题了。我本人现在所从事工作的相当一部分就是拟写本单位的各类公文，我觉得目前尚不敢言“好”。要提高公文写作水平，关键是思路，功夫在积累。当然，对于公文写作教程里面理论性的东西就没必要重复了，就我个人实践经验上来说，切身的体会有如下几点：
1、要重视公文格式但不能太较真。说要重视公文格式，是因为公文首先在格式上是有明确规范的，虽然是形式上的东西，但这个要是被行家挑出毛病来就真的无话可说了——格式错误是公文的硬伤！说不能太较真，是因为我们现行的党政两个体系、几十种公文格式分类你永远也搞不清楚——真的。对于公文格式，你只要从你单位常用的那几种开始，保证不出错就行——最简单的方式就是照着原来的文件来，他怎样你就怎样。熟悉了以后就明白，尽管可能各类公文格式永远也分不清，但往往一猜就准，呵呵。在适用文种正确的前提下，每个文种的格式是不能出错的，切记。
2、多看看相关的文件、书籍和报纸——实话说，真正的公文写作高手总是很认真地看日报上你平常只看标题或者连标题都不看的那一版的内容的，而且他们收集的剪报资料厚度你绝对想象不到。具体可参考的资料大约如下3类：人民日报等党报党刊——了解权威表达方式、政策动向和时政要闻；《半月谈》等权威时政分析类刊物——帮助你深入理解政策制定的背景、依据，剖析当前热点难点问题；以及以下第3项中将要提到的上级文件。
3、如果你是准备靠写公文吃饭，那么应该多借阅一下你单位此前的各类公文、你单位上级机关近期的发文以及领导近期的讲话，注意最近业务范围内都在讲什么？是怎样表述的？有没有固定格式或者固定的表述方式？要知道即使你文采再好，只是用了一个外行的语言组织方式，那么你的上级依然会认为你很菜。
如果你是准备公考之类的考试，那么你还是到网上公考相关的网站搜一下吧——考试跟实际公文写作还是有区别的，有很多技巧性的规律，多看看就行。
4、多请教现在（或者以前）干这项工作的人。其实，公文写作更重要的是思路，不是技巧。公文不是炫耀文采的作品。写作公文考校一个人的语言组织能力，但不是天马行空的任意发挥。写好了多请别人给改，别怕麻烦和丢面子——提高公文写作水平不是一朝一夕之功，老秘书都是改出来的！
5、别太在意别人的表扬和批评。这不是说不重视别人的意见——别人给指出有待改进之处应该高兴，道理上一条已经说了——而是指心理上不要对外界评价过于敏感！要知道：公文的首要属性是它的应用性，也就是说，你写的这篇稿子就是用来被上级、领导、下级、群众不断品评和指摘的！而阅读对象每一个人的能力水平、知识水平和语言组织习惯都不一样，一篇稿子此领导曰甚好、彼领导曰一般的情况很常见。——但是不断提高自己的能力和水平确是必须的！

要想进行公文写作,首先要知道公文写作的格式,所以我建议你先弄本公文写作的书看看,其次是要多公文,学什么会什么,看什么懂什么.
一定要不断吃透党中央的总体精神。对党的各次代表大会和每次的中央全会要特别留意。然后就是你所在单位的一般行文习惯。至于格式上的问题是死的,没什么学问,写多了自然就熟悉了。最重要的,倒是对你单位工作的全面了解和熟悉,这才能写出适用的公文来。
有固定的格式,建议你买一本介绍公文写作格式的书。如果对写作本身还想提高的话,我建议你在买上几本论文集类的书。因为我应用写作中多有些提刚切领的东西。文章会更吸引读者和听者。
另外就是要多看一些本单位的报纸,多了解本单位的方针、政策以及国家的方针、政策。还有就是看一些别人写过的东西,找些感觉。
模仿是第一步
改写是进一步
,应该有自己的一些东西了。这时在模仿的基础上,并看过一定数量的文章后进行。
创作是升华的阶段,当你把握住了公文写作的基本功后,你就可以溶汇写作的各种技巧了.
平时就要注意多搜集公文实例,就是平时多多背一些素材,充实一下自己的写作头脑。
就是自己再平时抽点时间多写写,注意这个多写不是说我一天写上它十片八片,每片我就写上它四五句七八句,如果是这样我就劝你以后就别再费神拉。
多写就是让你写上两三千字,记住要用心,这时医治手懒的。
多写自己喜欢写的东西想写的东西,千万不要勉强。因为写作最重要的就是个人的喜好,如果失去这个喜好那你就很难在写作方面有所进步!

公文写作和平时的作文及文学写作是不同的。后都较为严肃、规范，结合自己的经历，觉得提高的方法可以概括为以下几点：
1、多学。就是多学习一些公文的基本知识，了解公文的每个文种的特点、用途，了解掌握每种行文关系，以及一些特定场合的特定用语等。此外，还有很多书本上没有但常用的公文，如，领导致辞、主持词、演讲稿、倡议书、新闻通讯等等。都要有所了解。
2、多读。就如你现在所做的一样，多读《人民日报》、《学习与研究》、《应用写作》等，这些都比较专业，有很多好的文章。知识面要广，最好什么都知道一点。同时，要多读本单位、本系统内的老公文，了解本单位、本地区公文处理的习惯。因为尽管国家有规定，但不同单位、地区处理的习惯还是有差别的。
3、多想。个人觉得这个非常重要。公文不比文学写作，目的性非常强，每发一个文都朝着一个目标。因此，写之前一定要想清楚，把要写的东西搞透。这样写出来的东西才不会“掉书袋”、没思想。
4、多写。就是多练习，公文不比文学，语言讲求严谨、简洁，很好学的。多练习就可以了。
5、要注意区分公文语言与文学语言的区别，公文要求简洁、实事求是，一般直奔主题，少绕弯子，多陈述性、描述性语句，少用修辞。自己慢慢去体会，差别很明显的。

一看，二背，三想，四练，五改，六简
一、看你们单位的过期文件，老笔手的作品，上级主管部门、其他单位的往来文件；报纸，两种很重要，1是人民日报，2是跟你单位对口的相关报刊。
二、背套话（你懂的）；背路子；先说什么后说什么，分几点，都是有套路的；指导性的文件可以不背，但要熟练了解，一提起哪件事，你要马上反应出来相关的内容在哪份文件。
三、想，就是琢磨，领导喜欢看什么，不喜欢看什么
四、练，抓住一切给你写东西的机会，一开始一定要认真，就算以前有样稿可以改来用，也不要用，自己认真写，至少每个文种都有几篇自己写的像样的作品，好处多，3年后就体会到了。
五、好文章是改出来的，改到你自己都改不动的时候，基本就是好文章了。别怕领导改你的东西，改是看的起你。
六、前面都做到了，这一点自然就领会了，该长的长，该简单的要简单。
总之，一开始谁都不会，多看报纸，多看以前的文件、汇报，写的时候注意适当使用成语、俗语、排比，绝对不要用生僻字！