改善行政沟通的途径主要有哪些

　　行政沟通的方式多种多样，可以根据不同的标准划分。根据沟通的组织结构的不同将沟通划分为正式沟通和非正式沟通，根据沟通的方向的不同将沟通划分为向下、向上和水平的沟通；按沟通的路线划分，由单向沟通和双向沟通；根据沟通的传递和接受方式的不同将沟通划分为口头的、书面的和其它的方式。

　　（1） 正式沟通与非正式沟通

　　正式沟通。它是建立在行政组织基础之上，通过正常的行政手段实现的。如行政机关发布法令、规章、命令、通告、公告、传达文件、召开正式会议、制订正式报告、手册；行政领导与下属人员因公务所进行的正式接触与会谈；下级行政机关对上级行政机关的报告、建议、申请等。

　　非正式沟通。它是建立在公务人员社会关系之上，通过公务人员的社会交往实现的。如公务人员间的日常接触、社交；非正式渠道的消息传播等。非正式沟通可以传达行政组织无法或不愿意通过正式手段传达的消息或资料，也可使公务人员藉以发泄不满情绪或缓和紧张情绪。但非正式沟通有时会造成不良后果，如歪曲事实、误传消息,造成不必要的误会与事端;妨碍行政权力的行使；阻碍行政命令的执行等。

　　（2）下行沟通、上行沟通与平行沟通

　　下行沟通指自上而下的沟通，也就是上级向其下级传递信息，因而又称传递。下行沟通的主要作用是：让下级明确行政目标；下达有关工作方面的指示；提供关于组织程序和行动的情况；提醒有关部门或工作人员对任务及其它关系的了解等等。通过下行沟通，可以使下级了解上级的指示精神、工作意图、行动目标等。

　　在下行沟通中，要注意避免专断和高傲，以免脱离群众，得不到广泛响应。同时也应注意下级对沟通信息的理解是否正确，以免导致失真，脱离行动目标。

　　上行沟通指自下而上的沟通，也就是下级向上级反映意见和情况，又称为反馈。下行沟通的目的是要将下级对有关情况的看法、意见和建议及时反映上来，以利于上级及时解决下级工作中出现的问题，对下级的工作作进一步的指导，或者是吸收和采纳下级的合理化建议，修改其工作方案，以利于决策目标的实现。

　　在上行沟通中，要注意全面、客观地听取下级意见，防止下级投其所好，报喜不报忧。

　　平行沟通指横向的沟通，也就是同级部门或同事之间的沟通。由于工作或业务上的关系，不同组织与人员之间或多或少总是存在某种联系，因而便产生了横向沟通。横向沟通可以互通信息，避免相互之间的误解、扯皮以及踢皮球现象，有利于互相信任、互相合作，齐心协力为实现组织的共同目标而奋斗。

　　（3）单向沟通与双向沟通。

　　单向沟通：指无反馈的沟通。如发布公告、通知、指令、决定和下级的上报材料等；双向沟通：指有反馈的沟通，这是行政组织应重视的沟通方式。

行政沟通是在行政实施的过程中，行政人员之间和行政机构之间所做的信息上的传递交流与联系。行政沟通是行政组织的血液，在行政管理中起着不可低估的作用。

一、行政沟通的必要性及其重要性

行政沟通是指行政体系中各种意见、情况、政策、指令等的上传下达及行政组织和成员相互间的合作、协调、反馈等的一种行政活动。现代意义上的行政活动实际上是连续的沟通过程，行政沟通贯穿其整个过程。随着信息时代的到来，行政信息沟通已经引起人们越来越多的注意，由于当代行政机构的膨胀，行政机构的层次繁多及行政活动日益复杂和行政分工的细致，如果没有一个良好的沟通渠道和沟通环境，就有可能导致行政人员对行政环境的不了解，对社会缺乏认识和了解，甚至对行政机构也是如此，这种情况下的行政工作是不堪设想的；同时，现代行政理论表明，只有让行政人员参与管理，才能调动行政人员的积极性和创造性，从而提高行政活动的效率。但人多便会产生意见的分歧，如果没有行政沟通，就有可能导致行政活动的拖拉、低效和无能；此外，现代行政活动追求的高效只有在统一意志、统一领导和统一步调才有可能实现,这种团结而后统一只有在良好的沟通渠道的前提下才能实现。行政机构实现有效的沟通，为行政人员创造了和谐的工作环境，使他们的意见得到充分的表达，并为领导所重视；行政人员的情感得到交流，使他们增进了了解，增强对组织的认同感，提高他们的责任感。由此可见，在新的世纪即信息时代的到来，行政沟通的重要性是显而易见的：

第一、从提高行政效率角度来看，随着行政活动的日益复杂和行政信息的日益增加，行政人员尤其是行政领导要想掌握第一手资料，就得调节行政机构的各种人际和组织的关系。这一切只有通过完善的行政沟通机制才能实现；

第二，从提高行政决策水平来看，现代社会问题的日益复杂化，导致了信息量剧增，造成了信息沟通渠道的多元化和网络化，行政组织的决策量随之剧增，要达到决策的科学化和民主化，做好沟通工作是关键；

第三，从改善行政作风来看，官僚主义历来是行政机构和行政活动中存在的一大弊端，如互相推诿、不负责任、好讲空话等等，与缺乏有效的行政沟通机制有关。总之，行政活动是离不开行政沟通的。

二、影响行政沟通效率提高的原因

目前在行政活动中阻碍行政沟通效率提高的要素有很多，但根据他们形成的原因的不同可分为组织因素和个人因素。组织因素如组织结构不合理、沟通环境的影响，；个人因素如无意识的认识偏差和有意识的歪曲造成的信息失真、沟通风格不良等等。这些因素的存在直接影响了行政沟通的时效性和准确性，从而影响行政沟通整体效率的提高。

1、组织结构不合理。组织结构是行政组织的框架，是构成行政沟通的主要渠道。而不合理的组织结构会阻碍行政组织沟通功能的发挥，它会使行政沟通的上行沟通、下行沟通、平行沟通乃至斜向沟通均不能正常进行，结果导致意见分歧，产生冲突与摩擦；使行政人员、部门之间产生思想不一致及行动上的互相推委；它还会减弱行政人员、部门的团体意识、责任心等等。我国目前的行政组织机构膨胀、层次繁多及部门分工不明是其一大弊端，而引起组织结构不合理主要有以下几个方面造成：（1）组织设置没有一个明确的组织目标并且没有围绕组织目标来设计组织结构、配置组织的人员；（2）职责不明、缺乏统一指挥，经常出现多头领导和政出多门；（3）管理幅度和层次不适中，没有根据各个地区、各个部门的具体情况加以综合确定，造成行政组织机构庞大和层次繁多（4）在授权方面的工作不得力，行政领导某些权力该下放的没下放，而且缺乏授权的灵活性，不会根据组织的目标、下级的素质等授权等等都是造成行政机构不合理的因素。在新的世纪里，若要实现行政沟通效率的提高，就需要对行政组织进行必要的改革。

2、沟通环境的影响。组织的沟通环境分为外在环境和内在环境，这两种环境对行政沟通的渠道或产生一定的限制性的影响，或推动行政沟通的良性发展。组织的内部环境是行政沟通的决定性环境，包括物质条件、制度条件和人群关系，这三个方面都与行政沟通活动有着直接或间接的联系，应该说良好的组织内部环境是作好行政沟通的关键。其中人群关系是影响行政沟通的主要因素，如不良的人际关系、非正式群体带来的消极影响及组织磨擦等都会极大的阻碍行政沟通。行政组织的外部环境也有着不可忽视的影响。我国正处于改革开放时期，而在这个特定的历史时期，社会环境必然会对组织目标和价值、结构系统、技术系统、管理系统和社会心理系统产生直接和具体的影响，从而影响组织的内部环境和行政沟通的形式。长期以来，行政沟通被作为迅速解决难题的有效工具之一，一些行政机构和人员便脱离改革开放这个组织外部环境，忽视在价值、理念不断面临挑战的环境中，行政沟通也有了它的新的内容和形式，把它作为灵丹妙药来使用，导致行政沟通效率的低下。

三、妨碍行政沟通的因素与劝诫

妨碍行政沟通的各种因素主要有语言障碍、知觉障碍、心理障碍、时空障碍、信息障碍以及足以引起信息传递失真的组织结构障碍等。行政领导在管理过程中应有意识地克服或减少上述障碍的影响，并注意正确运用语言文字，避免沟通各方误解、误传；考虑沟通各方人员在知识、经验、职位、性格、情趣等方面的差异，选择适当的沟通时机、场合、手段等等；发挥非正式沟通对个体与组织之间的桥梁作用；加强对公务人员的培训，掌握正确的沟通方法与技巧；选择合适的传播媒介，增进沟通效果。 行政沟通可以加强行政组织活动的统一性和正确性；改善公务人员的人际关系，避免互相猜疑，堵塞非正式渠道流传的消息，防止意见不一、各行其事；可使行政组织有效地应付突发事件，免遭意外损失；克服行政组织中的官僚主义，提高行政效率。

为改善行政沟通的效果，应该从发讯者和收讯者两方面入手来解决问题。美国管理协会曾经提出的“良好沟通的十诫”，具体内容如下： （1）沟通前应把所要传递的思想搞清楚； （2）要认真考虑沟通的真正目的； （3）当进行沟通时，要全面考虑自然的和人的环境，这对沟通的成败有很大的影响； （4）在筹划沟通内容时，要尽可能地同别人商量； （5）信息沟通过程中，既要注意信息的基本内容方面，同时也要注意语气、语调等方面；（6）要善于利用机会来传递对听者有益或有价值的东西； （7）跟踪检查你的沟通； （8）沟通时不仅应着眼于现在，也应着眼于未来； （9）一定要使你的实际行动维护你所沟通的信息； （10）在沟通中，每个人不仅应使别人听懂你的意思，而且还要弄清别人的意思。