怎么和特别忙的上级交谈？

领导的时间成本很高,也许几分钟就能谈成一个大项目。如果你的沟通没有重点,只会让领导觉得你在浪费他的时间,领导自然会对你恼怒。那么,应该怎样有效率地跟领导沟通,从而让领导对你刮目相看呢?

1、说话简洁明了

不说无用的信息小王是一家网络公司的管理人员,他跟领导的沟通非常简明扼要,再重要的事情也不会超过十分钟,没有一句话是多余的。同时,小王汇报工作的过程非常清晰。

举一个很简单的例子。有一次领导出差,让小王帮忙订一张机票。小王订好机票后, 他跟领导表达的是:“机票已经订好了。前往目的地的城市温度是多少,有点低,可能要带一件衣服。行程已经交代给司机了,几点从机场出发,几点飞机落地,接机人的手机号码是。

领导一看,小王不仅迅速地把事情完成了,还细心周到地把没有交代的事情办得妥妥当当,一条无用的信息都没有,自然很是喜欢。

小李是小王的同事,面对跟小王同样的任务,他是这样沟通的: 先跟领导表达机票难买,自己尽量订;然后又跟领导反映没有合适的航班,自己一直在花时间反复挑选出发时间和航空公司,还把自己在订机票过程中经历的情绪波动完整地跟领导叙述了一遍。领导的反应会怎样? 显然很不耐烦。

其实,小李汇报的这些信息跟领导没有丝毫关系,说白了,领导只在意你有没有帮他订到机票。同时,小李跟领导汇报的过程,很像是在邀功,潜藏着的意思是: 没有功劳也有苦劳,没有苦劳也有疲劳。

领导,你看,我多不容易啊。然而身为公司职员的我们,有一点需要清醒地意识到: 领导不是幼儿园阿姨,他不太在意你办事的过程,而更在意事情的结果。

2、善用八分钟规律

大量的心理学研究表明,当我们看视频、听音乐、跟别人沟通的时候,专注力最多只能维持八分钟。如果超过八分钟我们还不能被吸引,我们的注意力就会转移到别的地方。

所以,我们跟领导沟通,表达诉求,应该尽量控制在八分钟之内,把重要的内容放在八分钟之内讲。八分钟之后,沟通效果就会大打折扣。

3、提前做好准备

我们在跟领导沟通前需要做些准备,最好有计划A和计划B。

比如,我们要向领导汇报工作,可以先询问一下领导大概有多长时间的空闲。就像我的助理很多时候跟我汇报工作,基本上在五分钟之内全部完成。有时,她想跟我聊点工作之外的事情,就会先问我:“胡老师,您接下来有没有其他的安排? 如果没有,我想跟您聊一聊我的私事。

如果有其他的安排,我们改天再聊。”那么如果我有时间的话,我会说:“我们聊个十分钟或者二十分钟,够不够?”助理的询问是对我的时间的尊重,而我的回答是对她的时间的尊重。因此,沟通前要做好两手准备,计划A和计划B。领导时间长,是一个计划;领导时间短,又是另一个计划,这样沟通起来才不会慌乱。

4、沟通内容结构化

在沟通的时候,列出第一、二、三、四、五点。

比如,第一件事情是怎样,第二件事情是怎样,第三件事情是怎样将沟通内容结构化,能够使我们的表达变得条理清晰,领导也能立即明白你想表达什么、表达的观点是什么。

就像我们看文章, 如果这篇文章条理清晰,有结构式的表达,我们就不需要花太多时间找出需要的信息,因为作者已经将信息呈现给我们了。同样的道理,跟领导沟通的时候,结构化的沟通也能替忙碌的领导节省很多时间。

5、直接表达我们的需求

如果我们想跟领导表达某个诉求,比如加薪、升职、转岗,直接说出来的方法可能更好。大多数人在表达诉求时,容易犯一个普遍性的错误,就是在提出需求前,我们自己内心会有很多心理活动,也很在意当我们表达后领导会怎样看我们。

其实,内心活动是很私人化的,虽然你这样想,或者你以为领导是这样想的,但这些都不代表领导真正的想法。你不是领导,你怎么知道领导真正想的是什么? 还是那句话,直接表达出需求更好,而且尽量做到简单明了,不要做过多的修饰,让领导听得云里雾里。

在心理学上,我们称这种现象为投射。通俗点的解释就是,你把你的想法投射到领导身上,认为这就是领导的想法。

而事实上, 作为领导,他没有太多的时间去关注你的情绪。除非这个领导真的是跟你非常亲近,而一般的领导,特别是办事效率比较高的领导,他更多的是保持一种理智,很少把自己个人的情感或者情绪带到工作中来。

因此,想跟一个高效的领导保持好的沟通,一定要记住这个思路: 什么时候、遇到什么问题、我做了什么、需要别人做什么。

思路简单明确,表达结构化,需求直接呈现,八分钟之内把最重要的事情全部汇报完,这样做,你跟领导的沟通会更有效率。同时在表达诉求时,尽量不带自己的个人情绪,理性地与领导进行沟通,这样才能做到真正的高效。

你好！忙碌的领导，一般没有时间与下属废话，如果下属不善于总结提炼，就让领导心生厌烦。与特别忙的上级交流，主要有三个难题：第一，上司很忙，你很难找到他；第二，你汇报过程中，他同时忙于处理公务，比如，边听你汇报边接听电话；第三，特别忙的上司一定脾气比较暴躁。

所以，与忙碌的领导有效沟通，就三个秘诀：一是高度精炼，二是见缝插针，三是掌握领导生物钟。

一是高度精炼。口头汇报，虽然做不到麦肯锡60秒法则这么极端，但最好也要在5分钟内，把复杂的事项说明白。用书面的请示汇报，做不到柳传志的600字法则，也要尽可能精简高效。国家规定政策文件不般不超过3000字，公司的请示汇报建议不要超过2000字，最好在1000字之内解决。

二是见缝插针。有急事怎么办？就要盯着领导，他忙他的，你盯你的，利用一切机会，简短向他汇报，你不能因为他的忙，耽误了紧急要务。比如，在电梯里，并肩走在走廊里，都可以请示汇报工作。因为特别忙的上司，思维也比较敏捷，一般也不讨厌你见缝插针的做法，否则，你能怎么办呢？

三是掌握上司的生物钟。知道他什么时间干什么，什么时间处理公务，什么时间心情好，等等，知己知彼百战不殆嘛！比如，周一上午都是例会，是他最忙的半天，你就不要打扰他，你可以下午去汇报。周五下午是他准备思考周末去哪里度假的时候，你就不要去汇报需要他决策的事项，很可能他在周末把这件事忘记了，等等。

首先应该说你的上级有义务安排时间来和你进行有范围的交谈。
1）对需要沟通的内容进行构思和整理，尽量使得此次沟通限于一至两个问题，勤于沟通，多次沟通比一次沟通很多问题要好很多。
2）尝试用30秒内时间可以叙述清楚你的问题。
3）给出你所认为的但把握不准的备选答案来引导上司进行 T or F 判断。
4）可以提前邮件汇报事件的背景情况和表达你想当面交谈的愿望，给与对方准备，并在交谈时可以再次书写事件的关键点，难处等，便于保持清晰高效的思路。
5）观察一天中上司工作的疏密时间段，往往是早上最忙，中午刚过最清闲，选择合适的时段沟通。
6）可以参看《罗伯特议事规则》，其中有保持沟通高效性的方法。
归根结底这是你和上司双方面的问题，与你的沟通和临时事件是同等重要甚至更重要的事情，若有可能要让你的上司认识到这样谈话的重要性和保持对下属的尊重。
回头想想，我们是否与下属的交谈过程中也存在类似现象呢？

职场中与上级交谈不难，难得是与特别忙的上级交谈。因为交谈不畅，而想抽上级两巴掌的员工，也不在少数。那么，作为员工该怎么做，才能与特别忙的上谈进行正常的交谈呢？方法如下：
1.找准时机---先摸清上级的工作规律，找他交谈或办事，不要过于随意性，一定是要找准时机，果断拿下。这样既可以节省你的时间，也可以减少因为找上级的时机不对而被上级怼的风险。很多情况，上级与你交谈变现出不耐烦的情绪，都是因为你的时机没找对！
2.长话精说---时机找准了，在开始交谈时，一定要做到长话精说，干脆利索不掺杂任何与交谈内容不相关的话题，尽量让上级一听就能明白，减少思考问你的情况发生。这样上级再忙，也不会因为对你的问题一知半解而忙上加烦了，也不会对你有任何情绪上的不满了。
3.确认意图---当交谈结束时，一定要重复上级的每一个决定与意图。不要因为为了省上级的时间，而做了与上级意图背道而驰的执行。这一步非常重要，有人就是为了赶快结束与上级的交谈，自以为什么都弄明白、弄清楚了，就武断擅自地做了总结。不出问题则罢，一旦出问题，你觉得上级会不大发雷霆吗？
4.及时反馈---不要觉得确认了意图，就可以放心地执行了，再也不用因为去找上级而烦心了。尽管上级是很忙，但我们的每一个执行结果，也还是要及时地向上级反馈的，否则当上级对自己的决定得不到反馈时，你就等着吃瓜落儿吧！及时反馈，是为了让上级看到你的执行！
【总结】
简单四招，帮你解决与特别忙的上级如何交谈。职场中，我们一定要学会适应，特别是对上级，总不能反过来等着上级来适应我们吧，如果真有那么一天，也是上级干掉我们的那一天。交谈出现障碍，先不要埋怨上级，先从自己身上找原因，看自己如何做才能去满足现有上级的需求，这才是解决问题的根本所在。可以从以上四招开始改变与自己上级交谈的方式！