一般格式主要包括：标题、主送单位、正文、落款与时间。
标题：一般包括发文单位、事由及文种。
正文：第一部分是叙述事项，第二部分说明希望和要求。去函的正文先写商洽、请求、询问或告知的事项，然后提出希望、请求或要求。最后明确提出“以上意见可否，请函复”，“敬请函复”，“特此函告”等。复函正文：先引述来函，可引来函的文件名称、发文字号、主要内容。然后写答复的主要事项，所答复的内容要围绕来函，要准确表达本机关的意见，态度要鲜明。复函的结尾一般写“此复”“特此函复”等。要针对来函中提出的问题予以答复：同意或不同意，同意将怎么办；不同意是什么原因或应该怎么办，不应该怎么办等。
落款与时间：正文写完后，要有签署和日期，并加盖单位公章。
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