办公室是接待客人的场所,因此办公室的接待礼仪是公司日常工作中的组成部分。
一、 真诚微笑,优雅行礼作为一个办公室人员,要时时保持饱满的精神。不管是多么严肃的场合,随时都要面带微笑,持有关心别人的态度。行礼是一个人诚心的表现,所谓行礼,不但外形上要有规有矩,而且还要有诚心诚意的内涵。一个办公室人员每当客人来时,都应说“欢迎光临……”一见到那种规矩的鞠躬和亲切的招待行为,来客不管是谁,都会对此产生很好的印象。对客人存有感谢并亲切地招呼的心态,对客人的行礼自然地就能表现得得体合宜。在要说“欢迎光临”时,假如心里有一份“让您老远赶来”、“让您百忙抽空而来”等感动时,行礼就会充满诚意的感觉。在日本公司里,一个规矩的行礼,必须是挺直背脊,然后从腰部做45度的弯身,此时双手要从两侧移向大腿侧旁。如果是女办公人员,则要把双手移向两腿的前方中央处,手掌并轻轻地重叠。虽然是简单的一个行礼,能否优雅美丽就得平时多加练习,才不至于生涩别扭。不会行礼的人,是很难讨人喜欢的。应多见识前辈的礼仪并加以实践。
二、 语言谦和,亲切问候谦和的话语、亲切的问候,对待客人要笑脸相迎,要亲切、热诚、动作要自然,不得做作。说话谦虚会给人留下好的印象。办公室的人员当知道公司有客人来时,首先要先去会客室查看,检查一下应该准备的事情是否有所遗漏。如果客人在约定的时刻来到会议室时,看到桌上的烟灰缸上,还留有三四根尚未熄掉的香烟,或几杯未喝完的水,心里一定很不舒畅。在这种情况下,大概也不会有想认真谈生意的意愿吧。办公室人员对客人的招待,从行礼、询问到引进、奉茶等行为动作或其间的各项有关事项,都是不可掉以轻心的。领客人到待客室,为客人开门和招待的方法,似乎是各有巧妙不同。当然这是没有什么国际礼仪规范的,不过,平时自己就要训练出一套适合自己、顺畅合理的方法。同样的一种礼仪,可能因场合不同而必须要临时变更,最重要的是行礼的人要有站在对方立场、体谅对方的心。礼仪的基本是“心”,惟有能将心比心的人才能表现出优雅感人的礼仪。
三、 平等对待,慎重问答公司是由具有各自性格的员工所组成的团体,公司期待的是各个员工都具有积极进取的个性,并将其表现在日常的工作上。但是,公司希望员工们在待客态度上要一致,仔细认真地去注意待客的礼仪。而且接待来公司的客人应该平等对待,不要有差别,因为差别地对待客人本身来说也是一种很不礼貌的行为。客人未去时不要谈论该客人的事,否则会成为得罪客人的原因。商业活动是人与人相互交际往来,因此掌握人际关系的真相就能测知竞争对手的动向。所以,平时接待客人时,说话要谨慎。在会谈中有来客,要用纸条代替传话,既避免打断会场气氛,又可以可保守机密.
四、 珍惜颜面,交换名片办公室人员每天都会同许多人会面交际,交换名片,因此交换名片的礼仪必须讲究注意。其中最重要的是慎重、诚心,并且要对对方存有感谢之意。要送人名片时,一定要把拿出来的名片正反两面都仔细地检查一下,确定是否是自己的名片,并且是否清洁干净了。事先检查自己的名片固然很重要,但递交名片时的礼仪也不能忽视。递名片时要用右手,而且动作要慎重。名片的位置是正面朝上,并以能让对方顺着读出内容的方向送递,这是递名片的基本礼仪。自己的名字如有难读或特别读法时,在递出名片时不妨由自己加以说明,同时顺便把自己“推销”一番,这会使人觉得有亲切感。相反地,接到别人的名片时,如果有不会读的字则应该当场请教。接到别人的名片后应马上收放到口袋或皮夹内。若是随便扔在桌上只顾谈话,这是很失礼的。名片是个人身份的代表,应对其像对主人一样尊重和爱惜。接收名片时要用双手,由名片的下方接过来,这才合乎礼仪。名片不但能推销自己,也能很快地帮助与对方熟悉,名片就像是一个人的颜面,不但要很好地珍惜,而且要很好地去运用其作用。使用名片应注意以下几个问题:
(1) 要有的放矢地使用名片,不要乱发,过分地热衷于名片的交换,反而有失礼仪,使人敬而远之,甚至遭人鄙视。
(2) 名片最好放在专门收藏名片的皮夹内。将其放在钱包或车票夹内的做法,都是应该避免的。因为在递出名片时还要把钱包、车票等都拿出来对别人亮相一番,这是很不雅观而又失礼的。另外就是收放名片的夹子,一定不可以放在臀部的口袋内。名片就好比是人的颜面一样,大概没人愿意自己的脸被别人用屁股压住吧!同样道理,也不会有人喜欢别人用屁股压住自己的名片。名片是颜面的代表,应该给以相当地尊重、好好地收藏。另外,也不要当着对方的面在其名片上做谈话笔记。
五、 握手增诚意,笑脸添亲密虽然有人说“礼多人不怪”,可只是多礼却不能让人感到礼中有诚意,最后反会被认为是“笑面虎”、“口蜜腹剑”的小人。因此,礼仪最基本的还是要发自内心的诚意,才能让对方感动。笑面迎客,能得到来访者的好感,而且会使来客感到亲切,如果再加上很有礼貌地与之握手,更能增进彼此间的亲密感。与长辈或女性握手时,应该等对方先伸出手来。绝不可自己先伸手,这样不但失礼而且还有占人便宜的嫌疑。当然如果对方是老同事或同学知己,则谁先伸手都可以。握手的时候要适度地用力。完全不用力或柔软无力的手,握在别人的手里,给人的感觉是这个人缺乏热忱而没有朝气。相反地,用力过猛,则有故意示威作弄之嫌。一不小心还会弄疼对方的手。这不但失礼还可能因此得罪对方。握手时适度用力紧握对方的手,是最能使对方感受自己心意的做法。当意识到可能要与人握手时,要趁早把手洗干净。尤其是手掌常会有油、汗的人,如果事先未洗净就与人握手,很容易被认为是“邋遢的人”,自然别人就不会有好感。诚意是人际关系的基本,能表现出诚意的礼仪才是真正的礼仪。要经常注意别人的礼仪行为,积极学习别人的优点,并以别人的缺点为借鉴。所以,在握手的时候,应注意以下一些事项:握手姿势要端正,并正视对方的眼睛。不要一边握手一边行礼鞠躬。如果对方是长辈应由对方先伸手;如果对方是女性,除非女方伸手,否则绝不伸手。
六、 举止要优雅,座次勿失礼一个人的言行举止就是其人格的表现。优雅的坐姿、规矩的站相、稳健的步伐就是完善人格的基本表现。如果平时对以上的几种形象粗心大意,就是缺乏干劲的表现。这种人是不受欢迎的。加强对站相、坐姿、走路形象的留意,也是对工作热忱的一种表现。坐椅是商业行为中最平凡、最常见的。就因为坐椅子的行为是这么的平凡,所以对于坐椅子的方法,许多人往往忽视。优雅的坐姿,是腿、膝、两脚掌要靠拢,靠拢的两脚向左右无旁人的那一方稍稍倾斜会显得优美。优雅的站姿首先要有一种好像被从上面拉起的样子。背脊挺直,下巴与脚尖要成一直线。一个人站着时应规矩地站立,不要随便晃动或倚在墙上。走起路来抬头挺胸、步伐稳健,至少会给人留下正直、积极、明朗的好印象。起立、坐下、行走是日常生活中最频繁的行动。而一个人的站相、坐姿、走路的样子,往往就可反映出其对工作和生活的热忱程度,表现出一个人的心境,因此要想使每一天都过得积极而有意义,最基本的是要随时注意“站、坐、走”的形象。懂得了坐的礼仪后,遇到与外国人交际,到其屋舍,又如何应付呢?下面有两种常见的情况。和日本人交际,利用“和室”(日本式的房间),就在所难免。大体上说来,和室给人较舒畅、亲切的感觉,但是就坐时的上下座时不太容易的区别。原则上以距离房门较远处,以背对壁龛的右侧座为上座,不过和室的上座有时也会因房门的设计装潢而有所变化,因此最好是事先向提供和室的地方问清楚就坐的规矩。与欧美人士交往,通常称为西洋式,又与日式、中式不同。那么西室上座又如何呢?西洋式的会客室不是摆会议桌,就是摆茶几、沙发,而且室内还常用盆景等来做装饰。同样,这种房间的上座还是在距离房门较远的那一边,而且以单人坐的沙发为上座。万一遇到不知如何就座的时候,就选择最接近房门处的座位坐。这是表示谦虚的礼仪,也是避免万一因坐错位置而失礼的好方法。
七、 严于律己,建立信誉人的一生不可能天天都风和日丽,但也不可能每日都阴雨凄风。不管如何,最要紧的是心中那把希望的灯火绝不可熄灭。不管是在公事上还是私事上,经常要以信用为念,并严以律己。
可以把大家集中起来共同观看中国人民大学金正昆教授的礼仪讲座来增加大家的礼仪意识,然后还可以通过卷面考试和现场的即时情景模拟来提高员工的修养。关键是在持之以恒。
希望对你有所帮助!
专业+素质。
专业:手机专业知识,至少要能回答90%客户提出的问题。
素质:这才是最重要的,不要以貌取人,不能见衣着光鲜的客户便热情接待,见衣衫褴褛的客户便不理不睬,这是大忌。以诚待人即可。
ps:礼仪这个东西,适合锦上添花,不适合雪中送炭哦。