一、基建工程项目档案管理的基本概念
二、基建档案收集范围及保管期限
三、工程项目建设各阶段文件收集与各方责任
四、基建工程文件和档案的整理
五、基建工程文件管理要求
一、基建工程项目档案管理的基本概念
1、定义：从项目立项、可行性研究、勘察设计、施工、监理、生产准备到竣工投产的全过程中形成的，应当归档的各种形式和载体的文件材料
2、分类：（1）前期管理文件；（2）监理文件；（3）施工技术文件及竣工图
二、基建档案收集范围及保管期限
1、基建文件：（1）决策立项文件；（2）建设用地征地、拆迁文件；（3）勘察、测绘、设计文件；（4）工程招投标及合同文件；
（5）开工文件；（6）商务文件；（7）竣工验收及备案文件
2、监理文件：（1）监理管理文件；（2）监理工作记录；（3）竣工验收文件
3、施工文件：（1）施工管理与验收文件；（2）施工管理资料；（3）施工技术资料；（4）施工测量记录；（5）施工物资资料；（6）施工记录；（7）施工试验记录；（8）施工质量验收记录
4、竣工图：（1）综合竣工图（包括市政、管综、地下构筑物等）；（2）建筑竣工图；（3）结构竣工图；（4）暖卫、燃气竣工图；（5）电气竣工图；（6）通风、空调竣工图；（7）电梯竣工图；（8）工艺竣工图（工业项目）
三、工程项目建设各阶段文件收集与各方责任
1、工程项目准备阶段形成的前期文件
▲由建设单位收集积累（立项、规划、征地、批复等）
▲勘察设计单位负责勘察、设计文件的收集、积累，并按规定向建设单位移交有关设计基础资料/文件
2、工程项目施工阶段形成的文件
（1）项目实行总承包的由各分包单位负责其分包项目全部文件的收集、积累、整理并提交总承包单位汇总
（2）由建设单位分别向几个单位发包的由各承包单位负责收集、积累其承包项目的全部文件
（3）项目监理文件由监理单位收集、积累
3、项目试运行阶段形成的文件
由试运行单位负责收集、积累在该阶段产生的各种文件
四、基建工程文件和档案的整理
1、关于图纸的折叠方法
根据规定，统一幅面为A4（297mm*210mm）
（1）需装订成册
（2）不需装订成册
**由上而下折，从右往左折，标题栏留在外面**
图框格式标准是在图样边缘处绘制的一种边框线，它对图样的使用和图样的绘制起着规定性的作用。
25mm
10(5)mm
10(5)mm
图样区
标题栏区
10(5)mm
外框为细实线，内框为粗实线
标题栏内标明图样的内容及图样所反映零、部件的名称、代号、使用材料、绘制图样的单位，负责人签字并注明图样的更改标记和变化情况等内容。
2、档案分类组卷
（1）一般要求
群体建筑物按单项工程组卷；单项工程按先文字材料后图纸，文字材料和图纸均再按专业分类组卷；几个工程共用一个文字材料的可单独组卷
（2）具体要求
① 组卷前要检查每一项目的施工技术文件、基建前期文件、竣工图是否收集齐全，图物相符。
② 文字性材料底稿一律使用档案要求的书写材料，字迹工整，易于长期保存。
③ 边会的竣工图应是新蓝图、图面整洁、字迹清楚，修改竣工图要符合规范要求。(底图卷放)
3、组卷具体方法
（1）一般的单项工程原则上文字材料和图纸要分开立卷。
（2）综合性大型工程按下列方法组卷：
① 基建前期文字材料按其反映的不同问题或名称分别组成一卷或若干卷。
② 施工技术文件、监理文件立卷按反映的不同专业和问题分别组成若干案卷。
③ 竣工图按其反映的不同专业组成若干案卷。
★★基建前期文件内容/问题组卷
第一卷：基建计划任务书等重要文件（项目建议书及批复、会议纪要、领导讲话等）
第二卷：建设用地征地、拆迁文件（用地许可证、地形图、选址报告及批准、拆迁协议书、报告等）
第三卷：地址勘探、测绘、设计招投标文件（地勘报告、测绘成果报告、初步设计、规划方案、招投标/设计、施工、监理文件）
第四卷：工程竣工总结
第五卷：工程概算、预算、决算
第六卷：工程监理文件
第七卷：其它文件
★★施工技术文件
（1）土建专业：① 建设工程规划许可证、开工证；② 施工组织设计及技术交底；③ 地基勘探、验槽及处理记录；④ 图纸会审、设计变更、洽商记录；⑤ 原材料实验报告；⑥ 施工试验报告；⑦ 施工记录；⑧ 预检记录（定位测量等）；⑨ 隐检记录；⑩ 工程质量事故处理记录；⑪ 验收记录；⑫ 新材料、新技术、新工艺；⑬ 其它
（2）暖卫、燃气（设备）专业：① 图纸会审、设计变更、洽商记录；② 预检记录；③ 隐蔽工程验收记录；④ 主要设备明细表及安装记录；⑤ 功能实验记录；⑥ 室外管线测量记录；⑦ 技术交底、施工日志；⑧ 竣工验收；⑨ 其它
（3）电气专业：① 图纸会审、设计变更、洽商记录；② 预检记录；
③ 隐蔽工程验收记录；④ 主要设备文件；⑤ 电气调试记录；⑥ 技术交底、施工日志；⑦ 发电、变电、供配电有关记录；⑧ 竣工验收
（4）通风、空调专业：① 图纸会审、设计变更、洽商记录；② 隐蔽工程验收记录；③ 主要设备文件；④ 实验记录；⑤ 设备调试记录；⑥ 竣工验收
（5）电梯专业：① 合同、设备文件；② 设计变更、洽商记录；③ 隐蔽工程验收记录；④ 主要设备明细表、检验证书等；⑤ 设备调试记录；⑥ 技术交底、施工日志；⑦ 竣工验收
（6）工艺专业（工业项目）：生产、机械设备安装、调试记录
★★竣工图
① 综合竣工图：总平面图、竖向布置、室外管网综合、设计总说明等；
② 建筑竣工图：建筑设计说明、总平面图、各层平面图、大样图、地下工程、电梯、楼梯、井道、防水、防火、门窗、厨卫等
③ 结构竣工图：△结构说明书、平剖面图、各层大样；△楼梯、电梯、预制梁、柱、板有关大样图、钢结构平剖面图；△模板图、钢筋数量配比、连接件大样图
④ 暖卫、燃气竣工图：△设计说明书；△设备平、剖面及大样图；△锅炉、泵房、热力点、调压站等辅助工程
⑤ 电气专业：△设计说明书；△相关的平、剖面及大样图；△变电站、锅炉房、空调机房、热交换站图纸
⑥ 通风、空调专业：△设计说明书；△相关的平、剖面及大样图
⑦ 电梯专业：△设计说明书；△部件安装图；△电气原理及布置图、设备相关表格
⑧ 工艺专业：△工艺流程图；△设备平面布置图；△生产设备相关图纸；△设备安装施工图
4、卷内文件排列
（1）图纸排列
按图纸目录顺序，按专业分别排列（建筑、结构、水暖电气、设备（随主体工程配套设施，如中央空调等））
无目录的，按整体→局部顺序排列
（2）文字材料排列
① 按重要程度
批复在前、请示在后；正文在前、底稿在后
② 按时间顺序
5、案卷编目
（1）编页号
① 卷内文件有书写内容的页面一律编写页号
② 页号编写位置
单面书写的在右下角；双面书写的正面在右下角、背面在左下角
③ 页号编写方法
△案卷装订的以每卷为单位，按顺序编写页号
△案卷不装订的以每份文件为单位，从1起按顺序编号
（2）填写卷内目录（卷内文件明细表）
序号、文件编号（文件号或图号）、责任者（文件直接编制部门、署名者）、文件材料题名（每份文件标题全称）、日期、页号（如案卷装订填写每份文件首页页号，最后一份文件首尾页号都填；如案卷不装订填写每份文件页数）、备注（对文件的特殊情况说明）
（3）填写卷内备考表
记载归档前后卷内文件变化情况、基本情况，放在每一案卷最后一页）
填写内容：
① 本卷共×件×页
② 立卷人、检查人、日期
③ 互见号（反映同一内容而载体形式不同，并另行保存的档案案卷的编号，应注明档案载体的形式）
（4）案卷封面编制
① 案卷题名：项目名称（代字或代号）、项目专业/阶段名称、文件名称
② 立卷单位（编制单位）：填写负责文件组卷部门或项目负责部门
③ 起止日期：填写案卷内文件的起止日期。应注意不要把形成日期误认为归档日期。
④保管期限：依据有关规定填写组卷时划定的保管期限
⑤密级：依据保密规定填写划定的等级
⑥档号：档案案卷编号：分类号＋顺序号
归档章：
档号
件号
J.1--1
1
6、案卷装订
（1）图纸可不装订，文字材料装订
（2）永久保存的文件去掉金属钉
（3）采用不装订形式的要在每份文件右上角加盖档号章
7、编制检索工具(抄写案卷目录)
五、基建工程文件管理要求：
1、实行“三纳入”和“四同步”管理：将其形成、积累纳入科技、生产、基建工作计划，纳入科技、生产等工作程序、纳入有关部门和有关人员的职责范围。实行“四同步”：下达计划任务同时提出文件材料的归档要求；检查计划进度同时检查文件材料形成情况；评审鉴定成果同时验收鉴定文件材料的完整、准确、系统情况；上报登记和评审奖励科技成果以及科技人员提职考核时，档案部门同时出具专题归档情况证明材料。
2、将其形成、积累列入经济责任制考核范围
3、档案部门要参加各项生产、技术的鉴定、验收、创优评奖活动，以确保科技文件的完整、准确、系统。
不知道你是那个部分的，是甲方呀，还是施工呀？还是设计呀？还是监理呀？
简单来说就是按文件的类型分类呗
如果你是甲方的话呢，就将各个单位发给你的文件先分开， 设计院的 施工公司的，监理的，厂家的，还有就是业主也就是你们自己的。
每个单位发的文件一般都有不同的表头来区分的，按他的编号汇总好就可以，
同时再做一个文件记录，哪天哪天 收发了 哪些文件。
刚开始的时候不用分的太细致的，大体上分几种 就可以了，只要你能找到老总需要的文件就可以，等项目结束的时候，你再需要整理文件，按项目时期的不同再分开。
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