小企业的档案整理

　　这是我们公司现在用的，我自己编的。如果觉得有用，就收下吧。

　　一、目的：
　　为有效地保护和利用档案，实现任一档案文件可编码、可查询，对档案系统化管理，特制订本规定。
　　二、适用范围:
　　公司各级部门及员工从事业务、经营、企业管理、公关宣传等活动所直接形成的对企业有存储价值的各种文字、图表、凭证、报表、技术资料、电脑盘片、声像、胶卷、荣誉实物、证件等不同形式的历史记录。
　　三、职责:
　　总经办为公司所有档案的归口管理部门，由总经办设专职人员负责管理企业各类档案的分类、建档、借阅、更新及原档案的保管工作。
　　四、档案的分类标识及编码方法
　　1档案的分类：档案按其所属大类进行区分，统一存放于档案盒内，档案盒命名即为档案所属大类。若同一类档案较多需多个档案盒，可加设序号。示例:外部来文①、②。
　　2档案的存放：命名后的档案盒存放于档案柜中，并标号。若第1号档案柜内到14号档案盒存满，则第2号档案柜由15号开始编码。同名档案盒标号统一。
　　3档案的编码：档案编码采用数字型档案分类存放法，编码由档案柜编号、档案盒编号盒盒内文件序号组成。
　　档案编码示意图：XX—XX—XX
　　┃ ┃ ┃
　　┃ ┃ ┃
　　┃ ┃ ┗━━━━━盒内文件序号
　　┃ ┗━━━━━━━━档案盒编号
　　┗━━━━━━━━━━档案柜编号
　　4特殊载体档案：特殊载体档案包括证书、照片、录音带、录像片、软盘、光盘、书籍、实物。按载体类别分别编号，即：特殊载体（TZ）• 类别[证书（Z）、照片（P）、录音带（Y）、录像带（X）、软盘（R）、光盘（G）、书籍（S）、实物（SW）]•顺序号标识。 示例：TZ•R•001； TZ•Z•001……。五、档案相关流程
　　1档案的查询：档案编码与存放位置相结合对档案进行查询。
　　示例：
　　档案名 档案编码 存放位置 ……
　　关于……的通知 02-04-12 外部来文② ……
　　…… …… …… ……
　　即:《关于……的通知》存放于第2号档案柜第4号档案盒外部来文②中的第12号位置。
　　2档案的借阅：
　　2.1于档案室当场借阅或公司内使用者，直接填写《档案文件借阅登记表》。
　　2.2因业务需要需带走档案原件或复印件时，需相应部门主管批准并出具“调卷单”，经总经办主任签字后凭“调卷单”向管档人员调阅，并填写《档案文件借阅登记表》。
　　2.3档案归还时，经管档人员核查无误并于“调卷单”填注归还日期及签字确认后，档案即行归入档夹。“调卷单”由管档人员留存备查。
　　3档案的留存：文件保存期限依下列规定办理：�
　　3.1永久保存：(1)公司章程；(2)股东名簿；(3)组织规程及办事细则；(4)董事会及 股东会纪录；(5)财务报表；(6)政府机关核准文件；(7)不动产所有权状及其他债权凭证；(8)工程设计图；(9)其他经核定须永久保存的文书。
　　3.2十年保存：(1)预算、决算书类；(2)会计凭证；(3)事业计划资料；(4)其他经核 定须保存10年的文书。
　　3.3五年保存：(1)期满或解除之合约；(2)其他经核定保存5年的文书。
　　3.4一年保存：结案后无长期保存必要者。
　　3.5规章由规章管理部门永久保存，使用部门视其有效期间予以保存。
　　4档案的销毁：对多余、重复、无保存价值的档案，经档案主管部门确认、相关部门协商后，出具文件销毁请示，由总经理审批、执行。总经办填写《档案文件销毁记录》。

用电子表格区分后分别用不同颜色的袋子装，这样避免装错和在封面区分！

小企业档案管理
档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用的活动。包括：档案收集、档案整理、档案价值鉴定、档案保管、档案编目和档案检索、档案统计、档案编辑和研究(见档案文献编纂)、档案提供利用。

这8项工作的划分只是相对稳定而不是绝对的，也有分为 6个环节的，也有分为基础工作和利用工作两大部分的。由于现代档案管理工作已成为复杂的系统，故也有按多层次进行划分的方法。其第一层次分档案实体管理和档案信息开发两个子系统，各子系统又下分若干层次小系统。
档案实体管理分收集、整理、鉴定、保管、统计等工作环节；档案信息开发又分信息加工和信息输出两部分，信息加工由编制目录、编辑文献汇编和编写参考资料构成，信息输出由提供阅览、复制、咨询、函调、外借以及出版、展览等多项服务活动构成。