不同组织的质量管理体系文件细节的数量和程度取决于组织活动的规模和类型、过程及其相互作用的复杂性以及人员的能力。
质量体系文件的编制应结合本单位的质量职能配置进行。根据选定的质量体系的要求，依次开展各种质量活动（包括直接质量活动和间接质量活动），并将质量职能分配到各职能部门。质量活动项目和任务可以用矩阵的形式表示，质量功能矩阵也可以作为附件附在质量手册中。
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注意事项：
为了提高质量体系文件的编制效率，减少返工，在文件编制过程中应加强各层次与文件之间的协调。然而，一个好的质量体系文档必须经历从上到下和从下到上的多次迭代。
编写质量体系文件的关键是要务实，而不是形式化。既要在总体和原则上符合ISO9000家庭标准，又要在方法和具体实践上符合本单位的实际情况。
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