申请单:品牌、物料编码、名称填写不规范或太笼统。造成无法实施采购的。
审批:超越审批权限的
采购:没有执行询价、比价、议价等采购流程的。没有进行货比三家
验收:没有按验收标准执行,在HACCP和9001内审文件中,对物料的验收时有标准文件的。或者对物料的让放和退货没有执行相关程序的
付款:没有按照合同付款,有无账期的。
货物采购过程中可能出现的问题:
1、采购:采购计划不准确不全面,如:型号规格、名称或具体要求不全,可能造成无法采购或采购后与实际不符。计量单位不准,可能造成与需要数量不符等。采购渠道不公开,如:不经过招标、询价、定向和集体决定采购渠道,不能保证价格的合理。采购合同不严密,如:付款方式对对方有利、标的物转移时限不明确、处理双方纠纷在对方管辖区,这样做,在采购出了问题后双方解决起来需方很被动等。因此,为了保证采购不出问题,必须建立可行性的采购流程。
2、验收:验收人不知道验收方法、验收内容和验收权限,没有验收标准或验收标准不准确、不全面,验收问题不能及时处理,这些问题不能做精做细很难保证采购的货物全部合格有效等。因此,为了保证采购货物的质量和数量,必须建立操作性强的验收流程。
3、付款;没有以严格的付款程序,如:不按合同要求付款、不经经办人同意付款,不经验收人同意付款等,因此,必须建立严格的付款流程,保证付款不出现以上问题。