表面上看,传统的物理印章以实体形式存在,使用于纸质文档中,与之相对应,电子印章的形式可以直接加盖在电子文件上,免去了文件打印、寄送等繁琐步骤。
但是我们不妨再深层次比较电子印章与物理印章的不同,可以看出在印章使用效率、成本以及风险控制等方面,二者也存在区别:
电子印章以网络环境为媒介,以数字签名、信息加密为核心,实现印章管控可追溯、电子化、移动化,提升公司印章管控能力。
使用传统的物理印章有哪些问题?
1、印章种类多,统一监控难度大:公司印章一般分为公章、财务专用章、合同专用章、法定代表人章、发票专用章。由于分子公司、下属部门的不断扩大,印章数量不断增加,统一监管越来越难
2、用印频次高,台账记录不精准:纸质合同盖章时一般需填写台账。但是填写易错写、漏写、涂改,台账对风险防范和用章监督的作用不大。
3、异地协同难,往返寄送成本高:分支机构用章需将纸质文件寄送至总部盖章后再回寄。分支机构经营自主权降低、印章使用成本增高
4、真伪鉴别难,印鉴鉴定程序繁:物理印章印鉴外观极易仿制,加之真伪鉴定程序繁琐、滞后,给印章伪造等不法行为留下可趁之机
与物理印章使用不足相比,电子印章可以改善效率、风控能力以及降低成本:
1、盖章在线化,协同安全高效:电子化的用章流程通过在线模式,取消区域、时间对盖章的限制,对跨区域经营的企业改善协作与沟通效率十分重要。
2、管章集中化,总部管章集权:可以实现印章使用权限统一管控,物理印章集中收归总部。无论是内部部门用章还是异地分支机构盖章,可规避印章偷用盗用等违规用章行为。
3、过程可追溯,电子数据留存:电子印章使用的每一次记录做数据留存,用印时间、用印身份、印章种类、用印合同内容等信息可实时审计,为公司管理人员监管审计、防范风险提供有效凭证。
4、归档电子化,调阅管理受控:对于数据化存储的合同文件,第三方电子合同提供商会同权威公证处提供公证服务,当合同产生纠纷可一键出证提供权威公证书,为用户提供维权保障。
可靠的电子印章同样具有法律效力,但它也和传统印章的有着不同之处:
介质不一样。电子印章一般只用于电子文书,传统实物印章应用于纸质文书。
防伪技术不同。电子印章所基于的数字签名技术,容易验证,安全性更高。而传统实物印章,由于生产技术相对简单,且缺乏经济便捷的验证手段,容易被仿冒。
可见,技术成熟的电子印章更加可靠。
首先在安全方面,传统印章的安全性受到威胁,目前制假的泛滥,假证件,假合同,假票据泛滥成灾,其主要原因是假章的存在。随着科技手段的发展,具有上千年历史的印章已变得越来越不安全。
电子印章是一个新兴事物,它把晦涩的电子签名技术变成了人们习以为常的签名盖章方式,使原来很神秘的电子签名、电子证据成为了人人都可以掌握使用的东西,消除了电子签名的应用障碍,对电子签名的应用推广具有非常巨大的价值。
电子公章与传统公章的关系:
1.共同点:
(1)具有相同的视觉效果;
(2)不允许存在两个(或以上)有效的电子公章实体,即不允许有备份;
(3)使用管理手续相同;
(4)在满足有关法律的前提下,电子公章的使用具有和传统公章相同的法律效力。
2.差别:
(1)传统的公章有相关的管理法规,而电子公章的相关管理法规尚未出台;
(2)所基于的防伪技术不同,电子公章所基于的数字签名技术,真正实现了难以假冒,安全性更高;
(3)电子公章通常只用于电子文书;
(4)通过普通打印机将带有电子公章的电子文书打印在纸介质上时,其法律效力相当于原件的复印件;
(5)通过专控打印机将带有电子公章的电子文书打印在纸介质上时,其法律效力还只限于系统内部。
签电子合同可以成为法庭的证据。
电子合同是合同形式之一:电子合同是随着当今科技的发展而出现的新型合同形式,可以认定为合同的一种形式,在证据当中,属于电子数据证据。
《民事诉讼法》第六十三条规定:证据包括:(一)当事人的陈述;(二)书证;(三)物证;(四)视听资料;(五)电子数据;(六)证人证言;(七)鉴定意见;(八)勘验笔录。
该法律所列证据包括电子数据。电子合同可以成为法庭证据,关键在于证明电子合同的真实性,这需要加密技术支持和保障。 国内有一些第三方的电子合同订立平台中签署的电子合同都可以做为法庭证据。